Nowa ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych

22 października 2018 roku Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Ustawa całkowicie zmienia model odpowiedzialności za przestępstwa popełnione w związku z działalnością podmiotów zbiorowych. Wysokie tempo prac legislacyjnych wskazuje, że projekt może zostać uchwalony jeszcze w tym roku. Przy takim założeniu ustawa zacznie obowiązywać już w pierwszym kwartale 2019 roku.

Kim są podmioty zbuorowe?

Nowa regulacja obejmie swoim zakresem wszystkie osoby prawne, spółki prawa handlowego oraz spółki kapitałowe, spółki handlowe z udziałem Skarbu Państwa, a także polskie oddziały podmiotów zagranicznych.

Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych – za co?

Zgodnie z ustawą, podmiot zbiorowy będzie odpowiadać za każdy czyn zabroniony jako przestępstwo lub przestępstwo skarbowe popełniony:

• na skutek działania lub zaniechania organów lub członka organu podmiotu lub w przypadku niezachowania należytej ostrożności wymaganej w danych okolicznościach;
• przez osobę reprezentującą podmiot lub pracownika;
• przez kontrahenta lub pracowników takiego kontrahenta, pod warunkiem, że podmiot zbiorowy odniósł z takiego przestępstwa choćby pośrednio korzyść.

Warunki odpowiedzialności podmiotu zbiorowego za czyn zabroniony

Podmiot zbiorowy będzie odpowiadał, jeśli do czynu zabronionego dojdzie w następstwie co najmniej braku należytej staranności:

• w wyborze osoby uprawnionej do działania, członka organu podmiotu lub jego kontrahenta;
• w nadzorze nad tymi osobami;
• oraz w przypadku nieprawidłowej organizacji podmiotu zbiorowego, która umożliwiła lub ułatwiła popełnienie czynu zabronionego.

Jak będzie wyglądało postępowanie wobec podmiotu zbiorowego?

Postępowanie wobec podmiotu zbiorowego będzie można wszcząć i prowadzić niezależnie od postępowania wobec osoby fizycznej. Wystarczającymi przesłankami do wszczęcia postępowania wobec podmiotu zbiorowego będzie uzasadnione podejrzenie popełnienia czynu zabronionego oraz interes społeczny.

W toku postępowania przygotowawczego będzie można zastosować środki zapobiegawcze, takie jak np. zakaz promocji i reklamy, zakaz zawierania umów określonego rodzaju, zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne w trakcie postępowania, czy wstrzymanie wypłat dotacji lub subwencji.

Jakie kary grożą podmiotom zbiorowym?

Ustawa zakłada surowe sankcje za naruszenie prawa w związku z działalnością podmiotu zbiorowego. Można wśród nich wyróżnić kary finansowe sięgające do 30 mln zł, a w pewnych przypadkach nawet do 60 mln zł, czy też rozwiązanie podmiotu. Oprócz nich zastosować będzie można zarząd przymusowy oraz środki karne np. w postaci zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne, zakazu promocji i reklamy czy ubiegania się o dotacje i subwencje.

Jak w praktyce zrealizować wymóg należytej staranności?

W celu uchronienia się od odpowiedzialności należy dochować należytej staranności w wyborze, w nadzorze
oraz w organizacji.

• Staranność w wyborze zakłada odpowiednie procedury weryfikacji personelu oraz kontrahentów, wdrożenie odpowiednich klauzul umownych oraz narzędzia pozwalające skutecznie oceniać ryzyko;
• Staranność w nadzorze zakłada odpowiednie procedury identyfikowania braku zgodności wewnątrz organizacji, procedury audytowe i cykliczne szkolenia personelu w celu zapewnienia zgodności ich działań z prawem;
• Staranność w organizacji zakłada m.in. określenie wewnętrznych zasad postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości, określenie zakresu odpowiedzialności organów podmiotu oraz wyznaczenie wewnętrznego organu odpowiedzialnego za nadzór nad przestrzeganiem prawa (compliance officer).

Zgodnie z nową ustawą, w przypadku niektórych czynów będzie istniała możliwość uniknięcia odpowiedzialności, pod warunkiem ujawnienia organom ścigania istotnych okoliczności czynu oraz naprawienia wyrządzonej szkody.

Ustawa przewiduje bowiem możliwość dobrowolnego poddania się odpowiedzialności przez podmiot zbiorowy. W tym celu podmiot będzie musiał ujawnić istotne okoliczności popełnienia czynu zabronionego, uiścić równowartość szkody wyrządzonej czynem zabronionym oraz zapłacić kwotę ustaloną z prokuratorem, nie większą niż 3 mln zł.

Z tej perspektywy kluczowa dla przedsiębiorcy będzie znajomość potencjalnych ryzyk i ich szybka identyfikacja. Regularne audyty compliance mogą pomóc w odpowiednim czasie wykryć sprawców czynu zabronionego oraz ujawnić inne istotne okoliczności jego popełnienia.

Ustawa nie określa gotowych rozwiązań w celu uchronienia się od odpowiedzialności, a jedynie wyznacza ich minimalny zakres. Uważamy, że kompleksowy system compliance może pomóc w zabezpieczeniu podmiotu przed odpowiedzialnością.

Dlaczego whistleblowing jest ważny?

Ustawa wprowadza obowiązek wszczęcia postępowania wyjaśniającego w przypadku każdego zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistę oraz usunięcia wykrytych w związku z tym nieprawidłowości. W praktyce oznacza to obowiązek wdrożenia wewnętrznego systemu whistleblowingowego oraz określenia precyzyjnych zasad postępowania ze zgłoszeniami.

Brak odpowiedniego postępowania w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości grozi dwukrotnym zwiększeniem kary pieniężnej. Dodatkowo, jeślisygnalistęw związku ze zgłoszeniem spotkają naruszenia jego praw, sąd będzie mógł zasądzić na jego rzecz odszkodowanie i przywrócenie go do pracy.