Nowy projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych

5 września 2018 r. ukazał się nowy projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych (UOPZ). Nakłada on kolejne obowiązki na podmioty zbiorowe oraz doprecyzowuje zasady ich odpowiedzialności pod rządami nowych przepisów.

Jakich podmiotów i czynów dotyczy ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych?

Planowana regulacja dotyczyć będzie wszystkich osób prawnych, spółek prawa handlowego, spółek kapitałowych, spółek handlowych z udziałem Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego, a także podmiotów w organizacji i w likwidacji.

Podmiot zbiorowy odpowiadać będzie za wszystkie, popełnione w związku z prowadzoną przez niego działalnością, czyny zabronione będące efektem działania, zaniechania albo niezachowania wymaganej ostrożności przez jego organ bądź członka takiego organu. Podmiot zbiorowy poniesie także odpowiedzialność za wszystkie czyny zabronione popełnione w związku z prowadzoną przez niego działalnością przez: (i) osobę uprawnioną do jego reprezentowania, podejmowania w jego imieniu decyzji lub sprawowania nadzoru; (ii) osobę dopuszczoną do działania przez organ lub członka organu podmiotu zbiorowego oraz (iii) przez jego pracownika w związku z wykonywaniem umowy o pracę.

Dodatkowo, jeśli podmiot zbiorowy, choćby pośrednio, osiągnie korzyść majątkową z popełnionego czynu, będzie odpowiadał także za działania swoich podwykonawców oraz pracowników i osób upoważnionych do działania w interesie i na rzecz takiego podmiotu zbiorowego.

Jak przygotować się do wejścia w życie UOPZ?

Podczas przypisywania podmiotom zbiorowym odpowiedzialności szeroko oceniana będzie ich należyta staranność, która powinna się przejawiać zarówno w wyborze osób uprawnionych do działania, w nadzorze nad tymi osobami oraz w wewnętrznej organizacji działalności podmiotu zbiorowego.

Projekt wskazuje też, jakie nieprawidłowości mogą spowodować przypisanie podmiotowi zbiorowemu winy w organizacji. Będzie to:

• nieokreślenie wewnętrznych zasad postępowania w obszarach zagrożonych popełnieniem czynów zabronionych;
• nieokreślenie zakresu odpowiedzialności organów podmiotu zbiorowego, jego komórek organizacyjnych, jego pracowników i osób uprawnionych do działania w jego imieniu, a także – w przypadku co najmniej średnich przedsiębiorców;
• nieokreślenie osoby lub komórki organizacyjnej, nadzorującej przestrzeganie przepisów i zasad, czyli po prostu oficera compliance.

W tym kontekście, kluczowe znaczenie zyskują regulacje wewnętrzne, określające podział odpowiedzialności w organizacji oraz sposób identyfikowania i reagowania na potencjalne ryzyka. Oznacza to więc konieczność stworzenia efektywnego systemu compliance w organizacji. Projekt niewskazuje bowiem zamkniętego katalogu rozwiązań, które należy wdrożyć, lecz posiłkuje się jedynie przykładami.

Czy firmę uchroni audyt zgodności i ryzyka?

Projekt wprowadza też nieznaną dotychczas instytucję - audyt zgodności i ryzyka. Audyt taki powinien być przeprowadzany nie rzadziej niż raz na 2 lata, przez firmę audytorską, pod względem wewnętrznych procedur zapewniających zgodność działalności podmiotu z prawem oraz pod kątem oceny ryzyka popełnienia przestępstwa w związku z prowadzoną przez ten podmiot działalnością. Pod warunkiem zachowania określonych w projekcie UOPZ wymogów rzetelności i profesjonalizmu audytu oraz pod warunkiem jednoczesnego wyznaczenia w podmiocie zbiorowym organu nadzorującego przestrzeganie przepisów prawa i zasad wewnętrznych audyt ten może sprawić, że podmiotowi zbiorowemu nie będzie podlegał odpowiedzialności w związku z winą w organizacji. Kluczowe staje się więc nie tylko samo posiadanie systemu compliance, ale również istnienie realnych mechanizmów kontrolowania jego funkcjonowania.

Whistleblowing – jaka będzie jego rola?

Projekt kompleksowo reguluje także problematykę zgłaszania nieprawidłowości wewnątrz firmy. Podmioty zbiorowe zostaną zobowiązane do wdrożenia skutecznego systemu raportowania o nieprawidłowościach i zasad postępowania ze zgłoszonymi nieprawidłowościami. Ryzyko nieposiadania takiego systemu jest duże, bowiem jeśli podmiot nie przeprowadzi postępowania w sprawie nieprawidłowości lub nie usunie odkrytych nieprawidłowości, ustawowa kara może zostać zwiększona dwukrotnie. Ponadto posiadanie wiedzy o nieprawidłowościach w organizacji, które umożliwiły lub ułatwiły popełnienie przestępstwa może być potraktowane jako nieprawidłowość, stanowiąca o winie w organizacji.

Na co zwrócić szczególną uwagę przy zmianach proceduralnych przewidzianych w UOPZ?

W nowej wersji projektu uszczegółowiono regulację trybu prowadzenia postępowania przeciwko podmiotom zbiorowym. Postępowanie będzie można wszcząć zarówno z urzędu, jak i na wniosek. Wprowadzono także m.in. koncepcję wniosku retrybucyjnego, który prokurator kieruje do sądu po zakończeniu postępowania przygotowawczego, jeżeli dowody zgromadzone w sprawie wskazują, że wprawdzie w danych okolicznościach podmiot zbiorowy nie ponosi odpowiedzialności, ale zachodzą przesłanki orzeczenia przepadku lub zwrotu korzyści uzyskanej z czynu.

Szczególną nowością jest wprowadzenie możliwości uchylenia się od odpowiedzialności przez podmiot, który w związku z czynem zagrożonym karą pozbawienia wolności do lat 5, po jego popełnieniu zawiadomił organy ścigania i ujawnił jego istotne okoliczności oraz naprawił szkodę, zwrócił korzyść uzyskaną z czynu lub jej równowartość, o ile zawiadomienie dotrze do organów ścigania zanim powezmą o nim informację w inny sposób.

Jakie kary grożą podmiotom zbiorowym?

Projekt zakłada możliwość wymierzenia kary finansowej sięgającej do 30 mln złotych, z możliwością podwojenia tej wysokości. Ponadto przewidziany został surowy katalog środków zapobiegawczych w postaci: zakazu promocji lub reklamy, zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne, zakazu korzystania z dotacji oraz subwencji. Środki te mogą zostać zastosowane jeszcze przed wydaniem wyroku w sprawie, co może poważnie utrudnić lub nawet uniemożliwić działalność biznesową.