E-zwolnienia lekarskie (ZUS e-ZLA) już obowiązują

Obowiązujące od 1 stycznia 2016 roku zmiany w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wprowadziły nowe zwolnienia lekarskie, zwane ZUS e-ZLA. Do końca 2017 roku funkcjonować będą jednak równocześnie z dotychczasowymi zwolnieniami w formie papierowej (ZUS ZLA).

Do najważniejszych zmian należą:

• wystawianie i przesyłanie zaświadczeń lekarskich w formie elektronicznej z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ZUS;
• uzyskiwanie przez lekarza dostępu w systemie teleinformatycznym do danych ubezpieczonego, jego płatników składek, a także członków rodziny, gdy zwolnienie związane będzie z koniecznością sprawowania osobistej opieki;
• automatyczne przekazywanie wydanego przez lekarza zaświadczenia ZUS e-ZLA na elektroniczną skrzynkę podawczą w ZUS, bez konieczności wystawienia tradycyjnego zaświadczenia ZUS ZLA;
• skrócenie czasu oczekiwania przez płatnika składek na potwierdzenie przez pracownika okoliczności usprawiedliwiających jego nieobecność w pracy; takie informacje ujawniane są bowiem na profilu informacyjnym płatnika składek najpóźniej w dniu następnym po jego wystawieniu;
• przekazywanie pracownikom posiadającym profil ubezpieczonego na PUE ZUS informacji o zwolnieniach.

W związku z tym, zarówno lekarze, jak i płatnicy składek muszą posiadać swoje profile informacyjne w systemie udostępnionym przez ZUS. Lekarze mogą także korzystać z dedykowanej aplikacji gabinetowej. Wyjątkowo profili informacyjnych nie muszą – choć mogą – posiadać płatnicy składek, którzy nigdy nie rozliczali ich za więcej niż 5 osób. W takiej sytuacji, płatnik składek jest zobowiązany jednak do poinformowania ubezpieczonego, że honoruje jedynie zaświadczenia w wersji wydrukowanej. Dla pewności usprawiedliwienia nieobecności w pracy z powodu choroby pracownika zatrudnionego przez pracodawcę rozliczającego składki za nie więcej niż 5 osób, informacja czy płatnik składek posiada profil informacyjny, udostępniana jest także lekarzowi w trakcie wizyty pracownika w gabinecie, który wystawia w takiej sytuacji druk ZUS ZLA w tradycyjnej formie.

Papierowa forma zwolnień lekarskich funkcjonuje także wtedy, gdy choć płatnik składek posiada profil informacyjny to wyraźnie żąda tego od lekarza sam pracownik. Ponadto, obowiązuje ona także w sytuacji, gdy nie jest to możliwe w dniu badania dostęp do systemu teleinformatycznego (np. gdy lekarz odbywa wizytę domową lub brak jest dostępu do Internetu). W takiej sytuacji, lekarz korzysta z wcześniej przygotowanych formularzy zaświadczeń lekarskich. Dane w nich wpisane dopiero później wprowadza na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.

Co istotne, możliwy jest podgląd zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej dla pacjenta, w tym w wyniku kontroli przez lekarza orzecznika ZUS. Poza tym, pracodawca może drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnienia.

Zwolnienia lekarskie w formie elektronicznej są z pewnością właściwym krokiem w stronę zmniejszenia góry dokumentów w formie papierowej, jakie tradycyjnie obowiązują w stosunkach pracy. Niemniej, trudno ocenić na tę chwilę, czy nowe przepisy spotkają się z akceptacją i przyjęciem ze strony pracodawców. Jest to tym bardziej niepewne, że przynajmniej na samym początku ich obowiązywania wielu z nich na dobrą sprawę w ogóle nie wie o ich istnieniu. Wydaje się, że potrzeba tutaj przede wszystkim czasu i wytłumaczenia pracodawcom, na czym te zmiany polegają.

Poza tym, z doniesień medialnych wynika, że do korzystania z ZUS e-ZLA nie palą się także sami lekarze, którzy częstokroć nie posiadają odpowiedniej infrastruktury i oprogramowania. Może się więc okazać, że w praktyce na porządku dziennym e-zwolnienia zaczną funkcjonować dopiero od 1 stycznia 2018 roku, tj. od dnia, gdy ich wystawianie stanie się obowiązkiem, a nie alternatywnym w stosunku do papierowej wersji wyborem.

Łukasz Górzny
Radca Prawny, Senior Associate
+48 660 440 349
lukasz.gorzny@dzp.pl