¿Qué significa la nueva ley de transparencia de la actividad pública para las empresas?

Se están llevando a cabo las consultas públicas del borrador de la Ley de transparencia de la actividad pública elaborado por el Coordinador de los Servicios Secretos - Mariusz Kamiński. El borrador de la Ley obliga a todas las empresas grandes y medianas, es decir, a todas las empresas que emplean más de 50 personas o empresas con un volumen de ventas superior a 10 millones de EUR, a implementar y aplicar procedimientos internos anticorrupción eficaces.

La entrada en vigor de la nueva normativa está prevista para el 1 de marzo de 2018.

Desde el punto de vista de la actividad realizada por Ustedes, la reforma planeada implica la necesidad de:

• implementar o al menos adaptar las existentes soluciones internas anticorrupción a los nuevos requisitos y asegurar el sistema de control que permita demostrar la aplicación real y la eficacia de tales soluciones;
• implementar un sistema de cursos de formación para los trabajadores y colaboradores, relativos a los principios y procedimientos anticorrupción;
• realizar inspecciones periódicas del funcionamiento de las soluciones anticorrupción implementadas a fin de determinar la efectividad de éstas e implementar un sistema adecuado de documentación de la aplicación de estas soluciones (procedimientos de auditoría y control correspondientes), para poder responder a la imputación de su ineficacia o apariencia (p.ej. creación de órganos internos tales como comités de compliance/comités de conformidad);
• implementar un efectivo sistema interno de información sobre irregularidades por los trabajadores, colaboradores y contratantes (canal de denuncias);
• implementar un sistema de verificación de los contratantes desde el punto de vista de su fiabilidad y honestidad;
• verificar los contratos existentes y modelos de contratos desde el punto de vista del cumplimiento por éstos de los requisitos de la nueva normativa (en particular, la introducción de las cláusulas anticorrupción);
• definir las normas aplicables de comunicación interna y externa;
• preparar la organización y formar a los trabajadores para el caso de una inspección de la Oficina Central contra la Corrupción (CBA) (p.ej. realizar una simulación de la inspección).

MULTAS POR FALTA DE ADAPTACIÓN A LA LEY

El incumplimiento de la obligación de implementar y aplicar procedimientos internos anticorrupción implicará el riesgo de una inspección de la CBA, imposición de una multa hasta 10 millones de zlotys y prohibición de participación en licitaciones públicas . Con la inspección de la CBA y la imposición de sanciones está vinculado el riesgo reputacional.

Las multas se impondrán por decisión del Presidente de la Oficina de Defensa del Consumidor y Competencia (UOKiK), emitida a solicitud del Jefe de la CBA, cuando durante la inspección realizada en la empresa por la CBA se detecte que los procedimientos internos anticorrupción no se aplicaban o estaban ineficaces o aparentes. Para que la CBA inicie la inspección en la empresa es suficiente que la persona que actúe en nombre o en representación de la empresa quede acusada del delito de corrupción, independientemente del resultado definitivo del procedimiento penal.

La implementación de una política anticorrupción eficaz tendrá una importancia relevante – una reacción rápida contra las irregularidades puede prevenir la responsabilidad de la empresa dimanante de la Ley. El borrador prevé que el Jefe de la CBA podrá desistir de la solicitud de imposición de sanciones cuando el procedimiento relativo a un determinado acto de corrupción ya se haya incoado sobre la base de una denuncia anterior presentada por la empresa.

PROTECCIÓN DE DENUNCIANTES POR LA FISCALÍA

El borrador prevé que los denunciantes, es decir, las personas que denuncien ante los órganos de investigación la sospecha de comisión del delito de corrupción por la empresa o por un contratante, sean protegidos por la Fiscalía. Para las empresas ello implica un riesgo reputacional importante aun cuando la información aportada por el denunciante resulte falsa.

El estatus de denunciante lo confiere el fiscal con el consentimiento de la persona denunciante. La condición de la concesión de tal protección es la denuncia de una información fiable sobre la sospecha de comisión de delito de, entre otros, soborno, corrupción, pago por protección, fraude, falsificación de facturas por un importe considerable, blanqueo de dinero y documentación distorsionada.

El estatus de denunciante lo podrá tener, entre otros, la persona que colabore en virtud de un contrato de servicios u otro contrato civil, empresa que tenga una relación contractual con la entidad cuya actividad sea objeto de la información.

El fiscal informará sobre la asignación del estatus de denunciante a la empresa o a la entidad a la que se refiere la información denunciada.

La asignación del estatus de denunciante está vinculada con la inclusión de tal persona en un régimen especial de protección, consistente entre otros en:

• la prohibición de resolver el contrato celebrado con tal persona (no aplica para la resolución del contrato por acuerdo mutuo) o de cambiar las condiciones contractuales para que sean menos favorables (en particular, en cuanto al importe de la remuneración, lugar u horario de trabajo)

- durante un año desde la fecha de archivo del procedimiento o terminación del procedimiento penal incoado contra el autor del delito con una sentencia firme,

- sin la autorización del fiscal otorgada a solicitud de la empresa o del contratante del denunciante.