Nie wymaga się od wykonawców, by codziennie sprawdzali w urzędzie pocztowym czy nie oczekują na nich nowe listy. Nie można więc im nakazać nieustannego monitorowania platformy elektronicznej.
Na rynku zamówień publicznych coraz częściej wymiana pism i dokumentów odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Już od blisko półtora roku jest to wymóg dotyczący przetargów o wartości powyżej tzw. progów unijnych, zaś z początkiem stycznia 2021 stanie się to normą we wszystkich postępowaniach. Choć w założeniu elektronizacja powinna usprawniać proces wyboru wykonawcy, to wraz z jej wdrożeniem pojawiają się nowe, nieznane wcześniej problemy.
Jednym z nich jest precyzyjne określenie momentu, w którym przesłane drogą elektroniczną oświadczenie można uznać za skutecznie doręczone drugiej stronie, w szczególności w przypadku platform elektronicznych. Ma to niebagatelne znaczenie zwłaszcza w przypadku pism kierowanych przez zamawiających do wykonawców. To z reguły bowiem w takiej konfiguracji od odbiorcy wezwania wymagane jest podjęcie określonych działań w wyznaczonym terminie, często pod rygorem pozbawienia szansy na uzyskanie zamówienia. Oznacza to, że kluczowym staje się ustalenie czy skierowane do wykonawcy pismo zostało mu skutecznie doręczone.
Niesprostanie wezwaniu w wyniku braku potwierdzenia
Przed koniecznością rozstrzygnięcia tej kwestii stanęła Krajowa Izba Odwoławcza w sprawie rozpatrywanej pod sygn. akt KIO 415/20. W analizowanym stanie faktycznym, wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia został wezwany do uzupełnienia dokumentów przez platformę zakupową wskazaną w SIWZ jako środek komunikacji z zamawiającym. Zamawiający wprawdzie zamieścił prawidłowo na wskazanej platformie wezwanie, o którym mowa powyżej, jednakże w odróżnieniu od wcześniejszych wezwań, wykonawca nie otrzymał e-maila o oczekującym na niego dokumencie.
W efekcie, wykonawca nieświadomy faktu skierowania do niego wezwania, uchybił wyznaczonemu terminowi wskazanemu na uzupełnienie wymaganych dokumentów. W następstwie powyższego został on wykluczony z postępowania, z którą to decyzją się nie zgodził i zaskarżył ją w drodze odwołania.
Izba, przed którą zawisł spór, zobowiązana była zbadać, czy nieotrzymanie przez wykonawcę powiadomienia mailowego o wezwaniu do uzupełnienia dokumentów usprawiedliwia jego brak reakcji w wyznaczonym terminie. Czy może jednak odwołujący, jako podmiot zobowiązany do dochowania należytej staranności, mimo braku odpowiedniego sygnału powinien regularnie logować się na platformę zakupową zamawiającego i monitorować na bieżąco ewentualną korespondencję?