W pandemii trudniej uzasadnić zwolnienie dyscyplinarne pracownika - Publikacje

Notoryczne spóźnienia pracownika czy odmowa wykonania polecenia służbowego mogą być podstawą do rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym. Takie okoliczności trzeba jednak szczególnie ostrożnie oceniać w czasie trwającego stanu epidemii.

Trwająca od wiosny tego roku epidemia COVID-19 wpłynęła na wszelkie sfery biznesu, w tym na relacje pracownicze. Pracodawcy zdążyli już przyzwyczaić się do funkcjonowania w nowej rzeczywistości, jednak w sytuacjach nietypowych wciąż mają niejasność co do właściwego sposobu postępowania. Przykładem takich sytuacji są dyscyplinarne zwolnienia pracowników nieobecnych fizycznie w pracy. Warto przyjrzeć się paru typowym problemom.

Nieobecność w pracy – czy to usprawiedliwiona, czy nieusprawiedliwiona – nie jest przeszkodą w rozwiązaniu przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia. Stąd też w przypadku tzw. zwolnień dyscyplinarnych nie ma potrzeby rozważać, czy pracownik pracujący zdalnie (z reguły w domu) jest obecny, czy nieobecny w pracy. Jednak jego fizyczna nieobecność w zakładzie pracy sprawia, że pracodawca musi zmierzyć się z problemem doręczenia oświadczenia o dyscyplinarnym rozwiązaniu umowy.

Forma pisemna

Oświadczenie o dyscyplinarnym rozwiązaniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Brak formy pisemnej (np. zwolnienie pracownika w czasie połączenia video) nie powoduje co prawda nieważności oświadczenia pracodawcy, ale będzie dotknięte wadą formalną, dzięki której pracownik z łatwością wygra proces w sądzie pracy o przywrócenie do pracy albo odszkodowanie.

Forma pisemna to jednak nie tylko pismo z własnoręcznym podpisem pracodawcy, ale również tzw. oświadczenie elektroniczne – mówiąc ściśle plik z treścią oświadczenia, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Takie oświadczenie jest równoważne z tradycyjnym dokumentem pisemnym.

Pracodawca może więc doręczyć pracownikowi oświadczenie o dyscyplinarnym zwolnieniu na dwa sposoby. Tradycyjnie, czyli doręczając zwykłe pismo z podpisem pocztą, kurierem albo przez wyznaczonego pracownika. Może też przesłać pracownikowi e-mail z dyscyplinarką podpisaną elektronicznie.

Bez fikcji doręczenia

Ta druga forma wydaje się szczególnie warta polecenia z uwagi na ryzyko związane w doręczeniem przesyłek pocztowych w czasie epidemii. Przed epidemią, jeżeli pracownik nie odebrał podwójnie awizowanego listu poleconego od pracodawcy, przyjmowało się, że doręczenie nastąpiło 14 dni od pierwszego awiza. Pracownik, który spodziewał się doręczenia dyscyplinarki, mógł więc grać na czas tylko w ograniczonym zakresie – po dwóch tygodniach nieodbierania listu poleconego pracodawca mógł uznać, że doręczenie dyscyplinarki nastąpiło skutecznie.

Obecnie, zgodnie z art. 98 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, takie domniemanie nie działa aż do upływu dwóch tygodni od zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Nieodebrany, a awizowany list polecony z dyscyplinarką, nie jest uznany za doręczony po 14 dniach.

Dlatego w czasie epidemii bezpieczniej dla pracodawcy będzie wysłać dyscyplinarkę dodatkowo e-mailem na adres prywatny albo służbowy pracownika jako plik z podpisem elektronicznym. Warto wówczas powiadomić pracownika telefonicznie o przesłaniu mu dyscyplinarki e-mailem po to, aby uniknąć jego późniejszego zarzutu, że nie miał pojęcia o przesłaniu mu wiadomości e-mailowej, nie otrzymał jej, względnie nie otworzył e-maila.

Spóźnione logowanie

Nowym zjawiskiem w zakresie podstaw zwolnienia dyscyplinarnego są „delikty", jakich pracownicy mogą dopuszczać się pracując zdalnie. Z pewnością reżim pracy na odległość jest znacznie lżejszy niż pracy w biurze. Inaczej należy oceniać sytuacje, w których pracownik permanentnie spóźnia się do pracy (fizyczna obecność w biurze), a inaczej takie, w których co dzień loguje się do systemu pracodawcy późno. W pierwszym wypadku pracodawca, bo bezskutecznych upomnieniach, może zwolnić pracownika dyscyplinarnie za rażące naruszanie porządku pracy. Jednak czy może zrobić to samo wobec pracownika stale spóźniającego się z logowaniem? Wydaje się, że takie zachowanie pracownika zdalnego wymyka się kategorycznym ocenom tak długo, jak długo nie można zarzucić mu naruszenia konkretnego obowiązku służbowego. Tak jak pracodawca wymaga, aby pracownik rozpoczynał pracę o określonej godzinie w biurze, tak samo powinien jasno skonkretyzować taki obowiązek przy pracy zdalnej. Nie chodzi tu o wyważanie otwartych drzwi. Nawet jeśli w sposób dorozumiany jest jasne, że pracownicy zdalni powinni pracować w dotychczasowych godzinach, praca świadczona z domu jest nowym zjawiskiem i wpływa w nowy sposób na ocenę zachowań pracowników. Jeżeli więc pracodawca chce zarzucić pracownikowi „naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego", powinien ten obowiązek nazwać. Właściwym narzędziem jest tu regulamin pracy zdalnej.

Odmowa wykonania polecenia

Innym nowym zjawiskiem, jakie pojawiło się w czasie epidemii, jest nieobecność wymuszona przez pracowników, którzy odmawiają wykonania polecenia służbowego, obawiając się, że mogłoby to narazić ich zdrowie lub życie. Zdarza się, że pracownicy odmawiają np. pracy w dotychczasowym miejscu pracy albo udania się w podróż służbową, tłumacząc to tym, że ich zdaniem pracodawca stosuje niewystarczające zabezpieczenia przed zarażeniem się pracowników albo wręcz nie jest w stanie zapewnić im bezpieczeństwa przy pracy. Pracodawca staje wówczas przed dylematem, czy taka odmowa jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych, uzasadniającym dyscyplinarne zwolnienie pracownika.

Sprawa jest dość złożona. Z jednej strony obawy pracowników mogą być o tyle uzasadnione, że wirus rozprzestrzenia się łatwo i zakład pracy – szczególnie przy niewystarczających środkach bezpieczeństwa – może być miejscem szczególnego ryzyka zarażenia. Trzeba pamiętać, że na pracodawcy ciąży, na podstawie art. 207 kodeksu pracy, obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Obejmuje on w całej rozciągłości profilaktykę zarażeń wirusem COVID-19. Z drugiej jednak strony pracodawca odpowiada jedynie za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy. Jeśli takie zapewnia, nie odpowiada za to, czy pracownik zarazi się wirusem w miejscu pracy i może, moim zdaniem, oczekiwać, że pracownik wykona polecenie służbowe.

Z pewnością każdy przypadek należy tu rozpatrywać osobno, biorąc pod uwagę zarówno poziom zabezpieczeń w zakładzie pracy, jak i to, czy obiektywnie rzecz biorąc pracownik ma uzasadnione obawy o swoje zdrowie.

Pełna wersja artykułu autorstwa Bogusława Kapłona, Partnera w Praktyce Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, jest dostępna również na stronie Rzeczpospolitej.