Zmiany w prawie. Praca zdalna a prawo pracy. Jak pracodawca ma znaleźć się w nowej rzeczywistości?

Epidemia COVID-19 zmieniła sytuację na rynku najmu powierzchni biurowych. Przeniesienie pracy z biur do domów pracowników spowodowało, że biura wykorzystywane są w niewielkim procencie. Dziś nie wiemy, jak długo to będzie trwało, niemniej wydaje się, że jest to zmiana wręcz kulturowa, i że wpłynie ona na sposób pracy personelu biurowego w przyszłości. Niewykluczone, że praca zdalna zostanie z nami na zawsze, choć zapewne nie w takim powszechnym zasięgu, jak w czasie epidemii.

To zaś będzie wymagało od ustawodawcy zmiany prawa pracy. Dzisiejsze przepisy prawa pracy niemal w ogóle nie regulują tej kwestii. Od czterech lat istnieją co prawda w Kodeksie pracy (KP) przepisy o telepracy, ale w dość powszechnej opinii nie sprawdziły się one. Jedynym przepisem prawa pracy na dziś, który bezpośrednio dotyczy telepracy, jest art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, który mówi, że w czasie epidemii „pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania”. 

Doświadczenia ostatniego roku wyraźnie pokazały potrzebę zmian w prawie pracy w tym zakresie. Resort pracy przygotował projekt zmian KP w zakresie pracy zdalnej, który od jesieni 2020 roku podlega konsultacjom społecznym. Uregulowanie prawne pracy zdalnej wydaje się niezbędne, ponieważ po roku jej stosowania już widać, z jakimi problemami borykają się pracodawcy. 

Czas pracy. Można pokusić się o stwierdzenie, że w warunkach pracy zdalnej przepisy KP o czasie pracy są martwe. W normalnych warunkach pracodawca organizuje proces pracy w określonym czasie. Praca w biurach odbywa się w określonym rytmie, w stałych godzinach. Pracę po godzinach łatwo jest ewidencjonować i rozliczać. Przy pracy zdalnej organizacja dnia pracy przez pracodawcę jest bardzo utrudniona. W zasadzie to pracownicy organizują swój czas pracy. Nie tyle dopasowują czas pracy zdalnej do „starych” godzin pracy, ile do własnego rytmu dnia, czy godzin pracy innych pracowników, również pracujących zdalnie. Pracodawca ma niewielką możliwość kontrolowania czasu pracy, tego, czy pracownik pracuje 8 godzin na dobę, czy też pracuje w nadgodzinach. Rozliczanie tych ostatnich jest szczególnym wyzwaniem. Wielu pracowników loguje się do systemu informatycznego pracodawcy rano i wylogowuje wieczorem. Nawet, jeśli nie wykonują pracy przez cały ten czas (bo zajmują się też sprawami domowymi, jak zakupy, czy dowóz dzieci do i ze szkoły), to jedynym twardym dowodem czasu ich pracy jest czas logowania. Jeśli pracownik zażąda zapłaty wynagrodzenia za nadgodziny posługując się takimi danymi, to pracodawca nie będzie miał instrumentów, aby zweryfikować rzeczywisty czas pracy w domu. To, co można dziś zrobić na bazie obecnych przepisów, to spróbować wykorzystać istniejące rozwiązania kodeksowe, np. zadaniowy czas pracy, albo ryczałt kwotowy za nadgodziny, jako stały dodatek do pensji. Nie są to rozwiązania doskonałe, ale innych, póki co, nie ma. 

Koszty ponoszone przez pracownika przy pracy zdalnej. Pracownik pracujący w domu ponosi dodatkowe koszty, głównie energii elektrycznej. Nawet jeśli nie ponosi dodatkowych kosztów innych mediów (bo np. płaci stałą opłatę za internet), to jednak pracodawca korzysta również z nich. I tu rodzi się pytanie, czy firma nie powinna zwracać pracownikowi takich kosztów. Sprawa wydaje się marginalna z uwagi na to, że z punktu widzenia pracownika to nie są wysokie kwoty w perspektywie np. miesiąca. Niemniej z punktu widzenia pracodawcy to są koszty ponoszone przez wszystkich pracowników i w dłuższym okresie (np. roku) i mogą dać istotną sumę. Przepisy nie regulują w ogóle tej kwestii. Resort pracy w projekcie zmiany KP w zakresie pracy zdalnej proponuje, aby tę kwestię rozwiązać ekwiwalentem za wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi stanowiących jego własność. 

Bezpieczeństwo danych pracodawcy. Pracownik zdalny przetwarza informacje służbowe poza biurem. Oczywiście nie jest to niczym nowym - wielu pracowników w przeszłości zabierało po pracy służbowy laptop do domu i korzystało z niego poza biurem. Ponadto pracodawcy mają techniczne możliwości, aby zabezpieczać swoje dane, a pracownicy pracują z reguły na wewnętrznych systemach  teleinformatycznych pracodawcy, stosując bezpieczne logowania. Niemniej poufność informacji służbowych jest zagrożona przez dwa czynniki. Po pierwsze, informacje poufne pracodawcy mogą docierać do domowników pracownika, którzy obiektywnie nie są uprawnieni do ich posiadania. Po drugie zaś, mówimy tu o zagrożeniu nie jednostkowym, ale rozproszonym. Praca zdalna powoduje, że potencjalny dostęp do informacji poufnych pracodawcy następuje z wielu punktów. Tu istnieje potrzeba nie tylko uregulowania kwestii poufności z pracownikami zdalnymi, ale też ciągłego przypominania im o ich odpowiedzialności za bezpieczeństwo tych danych. 

Stanowisko pracy w domu. Prawo pracy szczegółowo określa, jakie obowiązki ma pracodawca organizujący stanowisko pracy w biurze. Dotyczy to ergonomii pracy, oświetlenia, jakości monitorów i czasu pracy przy nich itd. Formalnie pracodawca
odpowiada za to, czy pracownik zdalny ma w domu właściwe warunki pracy. W rzeczywistości jednak firma nie jest w stanie ani kontrolować tych warunków, ani zagwarantować, że wszelkie przepisy bhp związane z pracą przy biurku (albo stole kuchennym) są przestrzegane. Wspomniany projekt przepisów o nadgodzinach mówi o tym, że pracodawca miałby mieć prawo kontroli warunków bhp w domu pracownika. To wydaje się złym pomysłem. Jak firma zatrudniająca paręset, czy parę tysięcy pracowników miałaby przeprowadzać takie kontrole? Kto wreszcie miałby płacić za dostosowanie stanowiska pracy w domu? Wykluczone wydaje się finansowanie przez pracodawcę każdego zakupu fotela czy biura do pracy, ponieważ pracownicy korzystają z nich, jako z prywatnego urządzenia mieszkania. Być może wyjściem byłoby ustalenie ryczałtu na dostosowanie stanowiska pracy w domu, jednak bez gwarancji, że pracownik wyda ryczałt na ten cel, a nie na prywatne wydatki.

Artykuł autorstwa Bogusława Kapłona, Partnera w Praktyce Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, ukazał się w raporcie "Kierunki zmian w sektorze biurowym. Perspektywa najemcy", który dostępny jest pod linkiem.