Zarząd odpowiada za wyniki inwentaryzacji

Marcin Kuliński: Kierownik jednostki musi zapewnić, aby komisje spisowe były powołane w odpowiedni sposób i w stosownym czasie. Ważny jest też dobór ich członków

Podmioty już teraz mogą przeprowadzać niektóre czynności inwentaryzacyjne. Kto powinien zadbać o prawidłowe wykonanie tych czynności?

Zasadą jest, że za inwentaryzację odpowiada kierownik jednostki, w przypadku spółki kapitałowej – zarząd, ponieważ ponosi on odpowiedzialność za prawidłowość i rzetelność całości rachunkowości spółki. Odpowiedzialność ta obciąża zarząd spółki niezależnie od faktu, że jego członkowie nie zajmują się inwentaryzacją osobiście. Z punktu widzenia spółki czy jej wspólników fakt ten nie ma większego znaczenia i nie wpływa na odpowiedzialność jako taką.

Jak to jest w praktyce?

W większych przedsiębiorstwach często kilku członków zarządu dzieli między sobą poszczególne obszary działalności spółki. Skutkiem takiego podziału jest ustalenie, że faktyczna odpowiedzialność za ewentualne błędy, czy nieprawidłowości przy inwentaryzacji, czy szkody dla spółki nimi wywołane, może być egzekwowana od osoby zajmującej się sprawami księgowymi w zarządzie, a nie pozostałych członków zarządu – o ile nie przyczynili się do popełnienia tych błędów. W tym sensie można mówić o przeniesieniu odpowiedzialności za inwentaryzację między członkami zarządu.

Jednak inwentaryzację przeprowadzają inne osoby. Czy to ma znaczenie?

To, że inwentaryzację przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, nie wpływa na zmianę zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za te czynności. Komisja nie jest organem spółki, a jedynie wewnętrzną jednostką organizacyjną i to niedziałającą stale. Jej członkowie wprawdzie ponoszą odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, lecz ma ona charakter wewnętrzny – odpowiadają wobec spółki reprezentowanej przez zarząd.

W zależności od stosunku prawnego łączącego członka komisji ze spółką może ona przybierać charakter odpowiedzialności organizacyjnej, służbowej czy pracowniczej.

A na czym polega ta odpowiedzialność w przypadku członków zarządu?

Odnosi się ona zarówno do prawidłowości przeprowadzenia samej inwentaryzacji w sensie metodologicznym – przeprowadzenie zgodnie z obowiązującymi zasadami – jak i proceduralnym. Zatem zarząd spółki ponosi odpowiedzialność za powołanie komisji na czas, zapewnienie kontaktu z audytorem, zadbanie o to, by komisja składała się z osób kompetentnych i doświadczonych w tego rodzaju procedurach, dopilnowanie, by w skład komisji inwentaryzacyjnej nie wchodziły osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie w rozumieniu przepisów prawa pracy, by do prac komisji dopuszczony został w odpowiednim zakresie biegły rewident. Natomiast trudno mówić o odpowiedzialności za wynik inwentaryzacji, ponieważ jej celem jest odnotowanie rzeczywistej ilości dóbr inwentaryzowanych, a nie osiągnięcie z góry założonych wielkości czy wartości. Jeżeli natomiast zostaną ujawnione rozbieżności między stanem wykazanym a stanem wynikającym z ksiąg, należy je odpowiednio wyjaśnić i rozliczyć – za to także odpowiada kierownik jednostki i komisja inwentaryzacyjna.

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, 15 października 2012
Całość artykułu dostępna w załączonym pliku PDF