W jaki sposób przekazać dokumenty organom zatwierdzającym

Czy wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają prawo zażądać, aby odpisy dokumentów sprawozdawczych zostały przesłane im listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną?

Aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spółki zostało zatwierdzone przez zwyczajne zgromadzenie wspólników, zarząd spółki obowiązany jest udostępnić je wspólnikom. Zgodnie z prawem musi to uczynić najpóźniej na 15 dni przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników.

Zwykle tego rodzaju sprawami zajmuje się biuro zarządu, niemniej w sensie prawnym odpowiedzialność za realizację tych obowiązków ponosi zarząd. To zarząd zatem musi zapewnić także możliwość przekazania w powyższym terminie opinii i raportu biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe było przez niego badane.

Wspólnicy nie muszą zjawiać się w siedzibie spółki, by dokumentację odebrać czy przejrzeć, mają prawo zażądać, aby odpisy dokumentów zostały przesłane im listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną (na podany zawczasu adres). Prawo nie narzuca bowiem formy udostępnienia dokumentów.

Wysłanie skanów dokumentów pocztą elektroniczną będzie najtańszym i najszybszym sposobem wykonania obowiązku przez zarząd spółki. Warto jednak się upewnić, czy komunikacja będzie bezpieczna, tzn. czy mamy pewność, że osoby nieuprawnione nie będą miały dostępu do treści dokumentów (mimo że dokumenty staną się niemal w całości jawne, to nastąpi to dopiero po złożeniu ich w sądzie i ogłoszeniu). Z kolei przy wysyłce dokumentów pocztą tradycyjną może pojawić się kwestia kosztów poniesionych przez spółkę - wspólnik powinien się liczyć z żądaniem zwrotu tych kosztów spółce.

Prawo nie wskazuje, kto ma decydować o sposobie udostępnienia dokumentów. O ile nie obowiązują w spółce regulacje wewnętrzne (regulaminy), wystarczające będzie zdać się na wzajemne ustalenia między danym wspólnikiem a spółką (jej zarządem), przy czym nie jest przesądzone, że wszyscy wspólnicy muszą otrzymać dokumentację w ten sam sposób.

Przepisy nie przyznają wspólnikom spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uprawnienia do otrzymania sprawozdania rady nadzorczej (o ile została w spółce powołana) dotyczącego sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu spółki przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników. Przepisy nie nakładają takiego obowiązku na radę nadzorczą, choć jednocześnie nie zakazują radzie ujawnienia tego dokumentu.

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych rada nadzorcza spółki zobowiązana jest jedynie przedstawić swoje sprawozdanie zgromadzeniu wspólników. Jeżeli nie uczyni tego przed zgromadzeniem, to rada (czy ściślej: komórka organizacyjna spółki zajmująca się obsługą administracyjną prac rady nadzorczej) powinna zadbać o to, by wspólnicy zebrani na zgromadzeniu otrzymali to sprawozdanie - jako dokument w formie papierowej.

Podstawa prawna

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, 6 czerwca 2011