Jak rozliczyć wydatki na nową siedzibę firmy

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą. Zamierzał zmienić siedzibę i kupił już stół z krzesłami. Co więcej, wynajmujący udostępnił lokal i podatnik pomalował ściany. Okazało się jednak, że do podpisania umowy na wynajem nowej siedziby nie dojdzie. Stół z firmy podatnik chce więc przekazać teściowi. Czy firma może odliczyć VAT od zakupu stołu z krzesłami? Jak należy rozliczyć takie przekazanie? Czy wydatki na pomalowanie ścian firma może zaliczyć do kosztów?

O odpowiedzi poprosiliśmy Izbę Skarbową w Łodzi oraz Jana Czerwińskiego, prawnika w dziale doradztwa podatkowego Kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.

EKSPERT RADZI

Jan Czerwiński, prawnik w Dziale Doradztwa Podatkowego kancelarii Domański Zakrzewski Palinka

Analizując stan faktyczny, należy zwrócić uwagę na przyczyny, w związku z którymi podatnik rozpoczął malowanie lokalu, i na to, że rodzaj działalności prowadzonej przez podatnika także wpłynie na rozliczenie podatkowe podejmowanych działań.

Przepisy ustawy o VAT wskazują, że prawo do odliczenia przysługuje w sytuacji, gdy nabycie towarów lub usług nastąpiło w związku z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Jeżeli zatem podatnik prowadzi działalność opodatkowaną, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia wyposażenia. Jeśli zaś firma prowadzi działalność zwolnioną od podatku (np. świadczy usługi edukacyjne), podatnik nie będzie mógł odliczyć podatku naliczonego. W przypadku prowadzenia działalności zarówno opodatkowanej, jak i zwolnionej możliwa jest sytuacja, w której podatnik odliczy wyłącznie część podatku naliczonego.

Przekazanie zestawu mebli teściowi należałoby uznać za czynność pozbawioną związku z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem. Jeżeli zatem podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku przy nabyciu wyposażenia do nowej siedziby, przekazanie mebli podlegać będzie opodatkowaniu VAT. Podatnik będzie w tej sytuacji obowiązany wystawić fakturę wewnętrzną i naliczyć podatek należny, który samodzielnie wpłaci do urzędu skarbowego. Podstawą opodatkowania będzie cena netto nabycia wyposażenia. Jeśli natomiast nabywając meble, podatnik nie miał prawa do odliczenia podatku, przekazanie zbędnego wyposażenia teściowi nie będzie wiązało się z potrzebą płacenia podatku od towarów i usług.

Jeśli chodzi o możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na malowanie, to należy wyjaśnić, że zgodnie z regułą ogólną kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Mając na uwadze powyższą zasadę należy stwierdzić, że w niniejszym stanie faktycznym zaliczenie wydatków poniesionych na malowanie lokalu do kosztów uzyskania przychodów może okazać się trudne. Należy bowiem się zastanowić, czy rozpoczęcie prac malarskich przed zawarciem umowy najmu miało racjonalne uzasadnienie.

Przykładowo, jeśli podatnik dysponował promesą, na podstawie której przyszły wynajmujący zobowiązał się do zawarcia umowy najmu pod warunkiem pomalowania lokalu, wówczas poniesienie wydatków na malowanie zasadniczo będzie mogło zostać uznane za mające związek z uzyskaniem przychodów. Brak stosownej promesy oznaczać będzie z kolei niezabezpieczenie przez podatnika swoich gospodarczych interesów i w konsekwencji brak możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, to okoliczności sytuacji oraz możliwość ich wykazania (udowodnienia) będą decydowały o ewentualnym zaliczeniu wydatku na malowanie lokalu jeszcze przed jego wynajmem do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawa prawna

Art. 2 pkt 6, art. 5 ust. 1 pkt 1, 7, ust. 2 pkt 2, art. 15 ust. 1, art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

IZBA SKARBOWA W ŁODZI ODPOWIEDZIAŁA "DGP"

Na wstępie należy wskazać, że zapytanie nie wyjaśnia dokładnie stanu faktycznego. Z jego opisu można jednak uznać, że czytelnik jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, gdyż prowadzi działalność gospodarczą. Ponieważ jedno z pytań dotyczy możliwości odliczenia VAT naliczonego, należy założyć, że podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, gdyż tylko wtedy będzie mógł zrealizować przysługujące mu prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Stosownie do art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podlega m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Pojęcie towaru zostało zdefiniowane w art. 2 pkt 6 ustawy, zgodnie z którym przez towary należy rozumieć rzeczy ruchome, jak też wszelkie postaci energii, budynki, budowle lub ich części, będące przedmiotem czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, które są wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, a także grunty. Natomiast dostawa towarów lub świadczenie usług podlegają opodatkowaniu VAT, jeżeli są dokonywane przez podatnika tego podatku, działającego w takim charakterze.

Wydzielając część majątku firmowego (stół) i przekazując go teściowi, czytelnik niewątpliwie działa w roli podatnika, ponieważ dokonuje przeniesienia prawa do rozporządzania tym majątkiem na odrębny podmiot.

Artykuł 7 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT stwierdza, że przez dostawę towarów rozumie się również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, m.in. darowizny – jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części.

Istotne znaczenie ma właśnie ten ostatni warunek dotyczący odliczenia podatku. Tak więc w sytuacji, kiedy podatnik posiadał prawo do odliczenia podatku przy nabyciu towaru, który będzie przedmiotem darowizny, to czynność ta będzie podlegała podatkowi od towarów i usług, a podatnik musi udokumentować takie przekazanie fakturą wewnętrzną (art. 7 ust. 2, art. 106 ust. 7).

Natomiast jeśli chodzi o odliczenie podatku naliczonego, to prawo do odliczenia – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy – przysługuje podatnikowi w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepis art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT stanowi natomiast, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny. Art. 86 ust. 11 skutkuje z kolei możliwością obniżenia kwot podatku należnego w deklaracji za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Prawo do odliczenia podatku naliczonego jest podstawowym i fundamentalnym prawem podatnika, wynikającym z samej konstrukcji podatku od towarów i usług jako podatku od wartości dodanej.

Przy czym ustawa o VAT zakłada metodę bieżącego odliczenia podatku naliczonego, stąd znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia będzie miał zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi.

W konsekwencji w opisanym stanie faktycznym podatnikowi przysługiwać będzie prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie stołu, jeżeli zakup ten miał mieć związek z czynnościami opodatkowanymi VAT, a jednocześnie w sprawie nie wystąpiły przypadki, określone w art. 88 ustawy o VAT, które nie pozwalają na dokonanie odliczenia podatku naliczonego.

Powyższa odpowiedź izby nie stanowi interpretacji przepisów prawa podatkowego uregulowanej w przepisach Ordynacji podatkowej.

opracował Łukasz Zalewski

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, 6 września 2010