Kiedy udziałowiec spółki nie może uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników

W zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą brać udział nie tylko jej wspólnicy. Z drugiej strony zdarzają się sytuacje, gdy osoba będąca wspólnikiem spółki (a w zasadzie – osoba wpisana w tym charakterze do księgi udziałów spółki) nie powinna zostać dopuszczona do udziału w zgromadzeniu wspólników.

Oprócz wspólników aktywny udział w zgromadzeniu (to jest przede wszystkim wykonywać prawo głosu) brać mogą zastawnicy lub użytkownicy udziałów, o ile umowa spółki przewiduje taką możliwość (art. 187 par. 2 k.s.h.). Bez prawa głosu w zgromadzeniu wspólników mogą oczywiście uczestniczyć inne osoby – członkowie innych organów spółki (tj. zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej), protokolant i przewodniczący (jeżeli przewodniczącym jest osoba niebędąca wspólnikiem lub jego przedstawicielem). Wskazane jest natomiast, aby członkowie organów spółki nie byli obecni przy dyskusjach oraz głosowaniach w sprawach ich bezpośrednio dotyczących – na przykład powołania członków zarządu na kolejną kadencję lub udzielenia im absolutorium z wykonywania obowiązków. W takim przypadku przewodniczący z własnej inicjatywy lub na wniosek wspólników powinien poprosić te osoby o opuszczenie obrad zgromadzenia. Istnieją również szczególne sytuacje, w których osoba będąca wspólnikiem spółki nie ma prawa brać udziału w zgromadzeniach wspólników.

Dzieje się tak najczęściej w przypadku, gdy pomimo zbycia udziałów przez wspólnika na rzecz innego podmiotu (lub przeniesienia udziałów w inny sposób), ani były wspólnik, ani nabywca nie zawiadamiają spółki o przejściu udziałów (art. 187 par. 1 k.s.h.). Prowadzić to może do sytuacji, w której pomimo skutecznego przejścia własności udziałów na nabywcę, to zbywca (a zatem dotychczasowy wspólnik) będzie miał prawo udziału i głosowania na zgromadzeniu wspólników. Dlatego też w interesie nabywcy leży niezwłoczne zawiadomienie spółki o przejściu udziałów na jego rzecz oraz przedstawienie dowodów takiego przejścia. Należy zwrócić uwagę, iż powyższe uwagi dotyczą jedynie kwestii przejścia udziałów na inny podmiot (lub też ustanowienia na nim prawa zastawu albo użytkowania), a nie na przykład zmiany formy prawnej wspólnika czy jego nazwy. W takiej sytuacji brak zawiadomienia spółki o przekształceniu wspólnika lub zmianie jego nazwy nie wpływa na możliwość wykonywania praw udziałowych na zgromadzeniu wspólników. Ponadto prawa głosu nie mogą wykonywać wspólnicy, których udziały zostały oddane w zastaw lub ustanowiono na nich użytkowanie, a umowa spółki przewiduje, iż prawo głosu może wykonywać zastawnik lub użytkownik (co nie powinno jednak być traktowane jako pozbawienie takich wspólników prawa do obecności na zgromadzeniu).

Wspólnicy (i inne podmioty uprawnione do głosowania na zgromadzeniu wspólników) mogą brać w nim udział osobiście lub przez pełnomocników. Oczywiście w przypadku wspólników będących osobami prawnymi, w ich imieniu działają stosowne organy, zgodnie z zasadami reprezentacji danego wspólnika (na przykład jeżeli wspólnik jest spółką kapitałową, w której wymagana jest reprezentacja przez dwóch członków zarządu, na zgromadzeniu wspólników spółki muszą brać udział dwaj członkowie zarządu wspólnika). Uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników poprzez pełnomocników podlega pewnym ograniczeniom, ustanowionym w art. 243 k.s.h. Przede wszystkim, istnieje możliwość wyłączenia lub ograniczenia możliwości udziału w zgromadzeniu za pośrednictwem pełnomocników w umowie spółki (jest ona jednak rzadko spotykana w praktyce).

Ponadto pełnomocnikami wspólnika na zgromadzeniu nie mogą być członek zarządu ani pracownik spółki. Wreszcie pełnomocnictwo powinno być udzielone pod rygorem nieważności na piśmie i przedłożone przewodniczącemu zgromadzenia, w celu złożenia go do księgi protokołów spółki. Wspólnika na zgromadzeniu co do zasady może reprezentować więcej niż jeden pełnomocnik, może również występować sytuacja, w której wspólnik działać będzie wraz z pełnomocnikiem – możliwość taką stwarza zastosowanie ogólnych przepisów o pełnomocnictwie z kodeksu cywilnego. Z praktycznych przyczyn nie należy powoływać nadmiernej liczby pełnomocników, jednakże obecność na przykład dwóch przedstawicieli wspólnika lub wspólnika i jego pełnomocnika może ułatwić rozwiązanie pewnych kwestii proceduralnych (np. powołanie jednego z pełnomocników wspólnika na przewodniczącego zgromadzenia, możliwość korzystania z porad pełnomocnika, będącego równocześnie profesjonalnym doradcą, takim jak radca prawny czy adwokat).

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, 16 lutego 2010