Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Jednym z obowiązków, jakie nakłada na przedsiębiorców ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, jest przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych (procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych).

Jakie są obligatoryjne elementy procedury?

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na przedsiębiorców szereg wymogów co do tego, jakie elementy powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych. Należą do nich:

• określenie wewnętrznej jednostki / osoby lub podmiotu zewnętrznego, które są upoważnione do przyjmowania zgłoszeń, a także bezstronnej, wewnętrznej jednostki / osoby, które są upoważnione do podejmowania działań następczych,
• ustalenie sposobów przekazywania zgłoszeń – czyli kanałów whistleblowingowych (ustnych lub pisemnych),
• wskazanie obowiązku podjęcia działań następczych z należytą starannością,
• sprecyzowanie maksymalnego terminu na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej (nie więcej niż 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia),
• udzielenie informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych, a także
• określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej.

Szczególną uwagę należy zwrócić na określenie systemu zachęt, który wcześniej nie należał do katalogu obligatoryjnych informacji. Zgodnie z obecnym projektem każdy przedsiębiorca ustanawiający procedurę zgłoszeń wewnętrznych powinien zastanowić się, jaką formę gratyfikacji wdrożyć dla sygnalistów korzystających z systemu whistleblowing danej organizacji.

Co może się znaleźć w procedurze?

Oprócz elementów obowiązkowych projekt wymienia również elementy, które procedura może objąć dodatkowo. Jest to:

• wskazanie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, których naruszenia można zgłaszać na pomocą kanałów whistleblowing,
• wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności przedsiębiorcy, które sprzyjają możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa,
• informacja, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem procedury wewnętrznej,
• zrozumiałe informacje o zasadach bezpiecznego i niepozostawiającego śladów dokonania zgłoszenia w systemie informatycznym, zapewniających zachowanie prywatności zgłaszającego.

Użyty w ustawie zwrot „w szczególności” wskazuje na to, że powyższe elementy to jedynie przykłady elementów dodatkowych. Tym samym to od przedsiębiorców zależy, jakie dodatkowe informacje czy gwarancje otrzymają sygnaliści w ich organizacji na poziomie procedury.

Jakie są konsekwencje za naruszenie przepisów?

Warto zwrócić uwagę na fakt, że projekt sankcjonuje nie tylko brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale i jej ustanowienie bez spełnienia wskazanych wyżej wymogów ustawowych. W obu przypadkach podmiot prywatny może zostać ukarany grzywną. Niezwykle ważne jest więc zarówno samo ustanowienie procedury jak i skonstruowanie jej w zgodzie z wymogami, które dyktuje ustawa.