Jak zapewnić skuteczną ochronę sygnaliście i promować speak-up culture? Panel ekspercki moderowany przez dzp

Whistleblowing i speak-up culture to dwie wzajemnie się przenikające płaszczyzny. Odpowiedni zakres ochrony sygnalisty zwiększa szanse na liczbę zgłoszeń wewnętrznych w ramach organizacji, a procedury compliance to uczciwość i etyka – wskazywali eksperci podczas panelu „Jak zapewnić skuteczną ochronę sygnaliście i promować speak-up culture?” moderowanego przez Julię Besz z zespołu Compliance DZP, który odbył się w ramach Compliance Days 2021 organizowanych przez Instytut Compliance.

Prelegenci pochylili się między innymi nad tym, na ile budowanie systemów whistleblowingowych – i szerzej systemów compliance – wynika z istniejącej kultury otwartości w firmie, a na ile dopiero ją kształtuje. Radosław Lewandowski, Dyrektor Biura Zarządzania Ryzykiem i Regulacji w PKP Energetyka podkreślił, że te dwa elementy wzajemnie się przenikają, bowiem compliance to etyka i uczciwość i w tym zakresie, idąc za cytatem profesora Bartoszewskiego: „Warto być uczciwym, choć nie zawsze się to opłaca. Opłaca się być nieuczciwym, ale nie warto.” Jednocześnie zwrócił uwagę, że trudno wyobrazić sobie rzeczywisty, sprawnie funkcjonujący system compliance bez stabilnych podstaw, czyli zbudowanej kultury organizacyjnej bazującej na transparentności i otwartości na wyrażanie opinii w organizacjach.

Rozmawiano także o samym budowaniu systemów whistleblowingowych i jak szerokiej ochrony w tym zakresie powinno się udzielać sygnaliście, aby systemy wewnętrzne działały i były skuteczne. Agnieszka Panek – Starszy Kierownik w Wydziale Zarządzania Zgodnością PGE S.A. podkreślała w tym aspekcie znaczenie szkoleń dla pracowników oraz akcji informacyjnych związanych z wewnętrznymi kanałami zgłaszania nieprawidłowości, dzieląc się w tym aspekcie dobrymi praktykami, takimi jak np. plakaty informujące o dostępności i funkcjonalnościach istniejącego systemu whistleblowingowego, co zapewnia zarówno szerokie zaznajomienie załogi  – także tej pozabiurowej – z tymi zagadnieniami. Podkreślono w tym aspekcie konieczność komunikacji bezpośredniej, która wiąże się z tym, że czasem trzeba dotrzeć do ludzi osobiście, choćby oznaczało to wyzwanie organizacyjne.

Niewątpliwie ważkim tematem, który interesuje wiele organizacji, które już wdrożyły rozwiązania whistleblowingowe lub takich, które dopiero stoją przed tym zadaniem, jest kwestia tego, jak sprawić, aby sygnaliści chcieli dokonywać zgłoszeń wewnętrznie i pomagali usprawniać procesy w organizacji, zanim dokonane zostanie zgłoszenie zewnętrzne, które może okazać się brzemienne w skutki dla organizacji.  Monika Guzek p.o. Dyrektora Biura Compliance w PZU SA i PZU Życie SA podkreśla w tym aspekcie rolę budowania świadomości wśród pracowników, że dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych jest elementem zmieniania organizacji na lepsze oraz cegiełką w budowaniu lepszej firmy, a w konsekwencji dobrem dla wszystkich pracowników. Nie do przecenienia w tym aspekcie staje się budowanie relacji z pracownikami oraz wzmaganie w nich poczucia jedności z firmą i chęci działania dla jej dobra.

W rozmowie podniesiono także temat inkluzywności i dostępności rozwiązań whistleblowingowych, roli liderów w budowaniu speak-up culture, a także zasady ochrony osób których dotyczy zgłoszenie i egzekwowania standardów whistleblowingowych u podmiotów z nami współpracujących.

Przedyskutowane zostały korzyści i ryzyka wynikające z zapewnienia przez organizację dodatkowego wparcia sygnalistom w osobie prawnika czy psychologa i to, jak przeciwdziałać ryzyku nadużywania statusu sygnalisty oraz praw z tego wynikających przez osoby działające w złej wierze.

Konkluzją spotkania była rola dużych i świadomych organizacji w krzewieniu kultury compliance i zdaniem prelegentów można to robić na różne sposoby, np. poprzez tworzenie paneli interesariuszy, promowanie kultury compliance u swoich kontrahentów podczas wchodzenia z nimi w relacje handlowe oraz poprzez udział osób odpowiedzialnych za compliance w takich wydarzeniach jak Compliance Days, w którym dzielą się oni swoją wiedzą i dobrymi praktykami, przyczyniając się tym samym do rozwoju kultury compliance w Polsce.

Panelistom i uczestnikom wydarzenia dziękujemy za obecność i ciekawą rozmowę.