Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa w systemach compliance

W maju 2016 roku Rada Unii Europejskiej przyjęła nową Dyrektywę w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem, tzw. Trade Secrets Directive („TSD”). Do 9 czerwca 2018 roku państwa członkowskie muszą wdrożyć przepisy nowej dyrektywy. Z punktu widzenia polskich przedsiębiorców zmiany nie będą rewolucyjne, warto jednak już dziś podjąć kroki, które pomogą przygotować organizację na wejście w życie nowych przepisów i zapewnią skuteczną ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.

CZYM JEST TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA?

Podstawowym celem unijnego ustawodawcy było ujednolicenie przepisów dot. ochrony niejawnych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rynku wewnętrznym, co ma zapewnić jednakową ochronę prawną w Unii Europejskiej poprzez uregulowanie definicji informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa. Rozbieżność definicji obowiązujących w państwach członkowskich jest duża, a niektóre z nich wcale nie regulują tej kwestii ustawowo. W Polsce poziom ochrony jest całkiem wysoki, a nasz system prawny tajemnicę przedsiębiorstwa definiuje w art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (uznk). Definicja art. 2 ust. 1 TSD nie różni się znacznie od polskiej, a tajemnicę przedsiębiorstwa w obu definicjach oznaczają:

Niektóre elementy definicji mogą rodzić problemy interpretacyjne. Ciężko obiektywnie ocenić czy wszystkie informacje, które zachowuje się w tajemnicy mają istotne znaczenie dla funkcjonowania organizacji, a więc mają realną „wartość handlową”. To sądy w razie konfliktu będą decydować czy dana informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, a prawdopodobne kierowanie pytań do TSUE o rozstrzyganie konkretnych wątpliwych kategorii informacji wydłuży czas postępowań. Przy tworzeniu unijnego systemu protekcji tajemnicy przedsiębiorstwa kierowano się mocno podejściem amerykańskim. W USA udowodnienie, że dana informacja ma wysoką wartość gospodarczą jest często sporym wyzwaniem. Czy tak surowe podejście przyjmie się w Europie, to okaże się wkrótce.

Najważniejszym zadaniem z perspektywy przedsiębiorcy pozostają jednak „rozsądne działania”, które należy podjąć w ramach wewnątrzorganizacyjnych rozwiązań dla zapewnienia bezpieczeństwa informacji. Dopasowanie środków zabezpieczających do istotności danych może okazać się niełatwe. Lokalne podejścia do tej kwestii są różne, a transpozycja tak ogólnego zapisu dyrektywy nie ułatwi sprawy. Kwestia ta tak samo jak poprzednia będzie poddawana rozważeniu przez sąd.

COMPLIANCE A TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA

Warto wdrożyć rozwiązania compliance zabezpieczające tajemnicę przedsiębiorstwa przede wszystkim w rozwiązaniach organizacyjnych względem pracowników, którzy są głównymi depozytariuszami tajemnicy przedsiębiorstwa, a także w relacjach z kontrahentami i osobami trzecimi. Opracowanie systemu zarządzania ochroną tajemnicy handlowej może rozpocząć się od podstawowych rozwiązań takich jak wprowadzenie odpowiednich klauzul do umów o pracę. Nawet w formie odrębnego kontraktu można zobowiązać pracownika do zachowania poufności, tak samo jak partnerów biznesowych. W negocjacjach ustawową ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa gwarantuje art. 72¹ KC, jednak tylko pod warunkiem wyraźnego poinformowania, że dana informacja nie powinna być ujawniona. Obowiązek informacyjny nie jest wyrażony w przepisach względem pracowników, jednak powinno się w sposób jasny powiadomić pracowników o tym, co stanowi przedmiot ochrony, co może zostać uznane za podjęcie podstawowych działań zabezpieczających. Można to zrobić np. w formie szkolenia. Obowiązek informacyjny nie jest wymagany, gdy fakt, że coś stanowi w firmie tajemnicę przedsiębiorstwa wynika jasno z okoliczności (np. dokumenty trzymane w sejfie). Dla ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa wdrażane są także  procedury wewnętrzne dot. aktywności pracowników w mediach społecznościowych oraz polityka wnoszenia przez pracowników własnych urządzeń elektronicznych (tzw. Bring your own device policy). Z analizy orzecznictwa dot. ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, wynika, że warto pomyśleć też o utrwaleniu informacji na trwałym nośniku (kwestia dowodowa) oraz dokładnym oznaczeniu dokumentów i nośników z plikami stanowiącymi przedmiot ochrony (kwestia podjęcia działań zabezpieczających). Widoczne oznaczenie ma też znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli funkcjonariuszy organów państwowych. Przedsiębiorca powinien więc zweryfikować, co ma w jego organizacji kluczowe znaczenie i stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa oraz jakie są poziomy uprawnień i dostępu pracowników do tych informacji. Ponadto trzeba pamiętać, że ciężar dowodu podjęcia „niezbędnych/rozsądnych działań” spoczywa na przedsiębiorcy, dlatego warto przyjąć najwyższe standardy ochrony.

Wprowadzenie spójnej definicji przełoży się na większą pewność prowadzenia działalności zwłaszcza przedsiębiorstwom operującym na skalę międzynarodową oraz ułatwi działalność mniejszym firmom, np. niedysponującym środkami na ochronę patentu. Dyrektywa wprowadza też rozwiązania korzystne dla sektora usługowego, nie ograniczając rodzaju chronionych informacji do technologicznych, technicznych i organizacyjnych.

NARUSZENIE TAJEMNICY PRZEDSIĘBIORSTWA

Zgodnie z przepisami uznk „przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy” stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Pod rządami dyrektywy (art.4(2)) każde pozyskanie informacji poprzez przywłaszczenie czy kopiowanie dokumentów, przedmiotów lub materiałów, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa lub z których da się ją wywnioskować, stanowi jej naruszenie względem tego, kto sprawuje nad nią kontrolę. Jej dalsze wykorzystywanie jest także zakazane, a więc produkcja, oferowanie, sprzedaż, przechowywanie, eksport, import, wprowadzanie do obrotu towarów wyprodukowanych na podstawie nielegalnego przejęcia cudzej tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi naruszenie (art.4(5)). Tu rodzi się podwójny problem dla przedsiębiorcy: po pierwsze należy zadbać o realne sprawowanie kontroli nad własną tajemnicą, a po drugie trzeba być ostrożnym w przyjmowaniu nowych pracowników z konkurencyjnej firmy, którzy przychodząc do organizacji, mogą „wnieść” do nas przypadkiem tajemnicę innego przedsiębiorstwa. Trudne może okazać się zbalansowanie czy wartość wnoszona przez nowego pracownika stanowi jego wiedzę i umiejętności nabyte w naturalnych toku zatrudnienia czy są tajemnicą przedsiębiorstwa poprzedniego pracodawcy.

Określone w dyrektywie przykłady działań bezprawnych mieszczą się w większości w obowiązującej dotychczas w Polsce definicji.

OCHRONA TAJEMNICY PRZEDSIĘBIORSTWA W POSTĘPOWANIU SĄDOWYM

Analizując powyższe statystyki z badania Komisji Europejskiej poprzedzającego opracowanie tekstu dyrektywy – „Final Study on Trade Secrets and Confidential Business Information in the Internal Market” – okazuje się, że tylko 40% z dotkniętych naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa firm dochodzi swoich praw przed sądem. Nowość wprowadzona dyrektywą ma ułatwić dostęp poszkodowanym do sądów, poprzez lepsze zabezpieczenie ich praw, umożliwiając złożenie wniosku o ograniczenie jawności dokumentów, rozprawy lub publikacji orzeczenia sądowego ze względu na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Dotychczas w myśl przepisów prawa polskiego poszkodowany przedsiębiorca nie mógł podjąć żadnych kroków w postępowaniu sądowym dla ochrony wrażliwych informacji jeszcze w procesie. Zmianę tę należy ocenić pozytywnie, gdyż wprowadza ona ograniczenie ryzyka dalszego ujawniania informacji będących tajemnicą przedsiębiorstwa.

SYGNALIŚCI

Prace nad dyrektywą przebiegały w okresie głośnych afer międzynarodowych związanych z demaskatorami ujawniającymi nieprawidłowości lub naruszenie prawa, takich jak LuxLeaks czy Panama Papers, dlatego wraz z TSD wprowadzona zostaje ochrona sygnalistów, którzy w przypadku wyjawienia tajemnicy przedsiębiorcy, obnażyli  nieprawidłowości, uchybienia lub działania z naruszeniem prawa, a sami działali dla dobra ogólnego interesu społecznego. Środki ochronne przewidziane dyrektywą nie będą przysługiwać wówczas przedsiębiorcom, których tajemnicę naruszono w ramach ujawnienia nieprawidłowości mających swoje źródło w ich organizacji.

Najpóźniej w połowie przyszłego roku okaże się, w jaki sposób Trade Secrets Directive zostanie wdrożona do przepisów prawa krajowego przez poszczególne państwa członkowskie. Warto jednak pamiętać, że – bez względu na sposób implementacji przepisów – ochronie podlegać będą tylko informacje objęte tajemnicą, co do których podjęto działania zabezpieczające.