Whistleblowing globalny w polskich spółkach córkach

Projekt nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych (UOPZ) to nie tylko znacznie większa odpowiedzialność organizacyjna dla podmiotów zbiorowych. Jednym z najważniejszych nowych wymogów ustawy będzie posiadanie systemu whistleblowingowego. Jak na gruncie projektowanych przepisów powinien wyglądać dobry whistleblowing? I czy system globalny w spółce z grupy wystarczy?

Whistleblowing – nowość w polskim prawie?

Whistleblowing to informowanie o nieprawidłowościach i nadużyciach wewnątrz organizacji. Dotychczas obowiązek wdrożenia systemu whistleblowingowego wprowadzało wyłącznie prawo bankowe i ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jednak miało to miejsce wobec ograniczonego sektorowo kręgu podmiotów. Inaczej będzie po wejściu w życie nowelizacji UOPZ, która dotyczyć będzie wszystkich podmiotów zbiorowych.

Nowy UOPZ oznacza dla wszystkich podmiotów zbiorowych jedno – bezpośredni obowiązek wyjaśniania zgłoszeń o nieprawidłowościach. A to oznacza, że pracownikom należy umożliwić dokonywanie tych zgłoszeń, najlepiej przez dedykowany system whistleblowingowy. Projekt wskazuje bowiem wyraźnie, że organy podmiotu, a w szczególności osoba pełniąca w podmiocie funkcję compliance mają obowiązek wyjaśniać zgłaszane nieprawidłowości. Co więcej, nieprzeprowadzenie postępowania wyjaśniającego lub nieusunięcie nieprawidłowości stwierdzonych w ramach tego postępowania może mieć dla podmiotu dotkliwe konsekwencje w postaci wymierzenia dwukrotnie wyższej kary. Przypomnijmy, że górna granica sankcji finansowej przewidzianej w  projekcie UOPZ to 30 mln PLN, w związku z czym zignorowanie działań sygnalisty może kosztować spółkę nawet 60 mln PLN.

Z czego najczęściej składa się system whistleblowingowy?

Wdrażanie systemu whistleblowingowego może odbywać się na kilka różnych sposobów. Ostateczna decyzja co do kształtu wdrożenia będzie zależała od wielu czynników, w tym także od struktury organizacyjnej podmiotu. Bardzo często bowiem w przypadku polskich spółek – córek, podlegających zagranicznym podmiotom, system whistleblowingowy istnieje już wcześniej na poziomie globalnym. Jego zasięg jest wówczas rozszerzany na podmioty powiązane w danej grupie.

Najczęściej globalny system whistleblowingowy składa się z dwóch procedur wewnętrznych:

(1) regulacji określającej zasady dokonywania zgłoszeń i wskazującej dedykowane kanały służące do dokonywania zgłoszeń (np. specjalny adres e-mail, hotline) oraz

(2) z procedury określającej zasady wyjaśniania nieprawidłowości (postępowania ze zgłoszeniami).

Obsługą zgłoszeń standardowo zajmuje się wydzielona do tego komórka bądź osoba na poziomie globalnym. Dużym plusem takiego rozwiązania jest niezależność i obiektywizm komórki globalnej wyjaśniającej nieprawidłowości. Minusem jednak może być brak znajomości środowiska, w którym doszło do nieprawidłowości oraz otoczenia prawnego i regulacyjnego tej sytuacji (szczególnie w przypadku podmiotów działających w kilku krajach, których regulacje prawne różnią się między sobą).

Struktura lokalnego systemu whistleblowingowego zasadniczo jest podobna. Konieczne jest wdrożenie procedur, przygotowanie kanałów do dokonywania zgłoszeń oraz wskazanie osoby, do której zadań będzie należało rozpatrywanie zgłoszeń i prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Zorganizowanie systemu whistleblowingowego na szczeblu lokalnym ma wiele zalet. Jest on łatwiej dostępny niż system globalny, osoba, która rozpatruje zgłoszenia ma większą świadomość środowiska, w którym doszło do naruszenia – lepiej rozumie jego specyfikę i problemy. Co więcej skupienie się tylko na lokalnych naruszeniach sprawia, że komórka odpowiedzialna nie jest „zalewana” taką liczbą spraw, jak globalna. W efekcie dużo bardziej prawdopodobne jest sprawne wyjaśnienie sprawy, a szybka reakcja ma ogromne znaczenie.

Czy whistleblowing globalny realizuje wymogi projektowanej ustawy?

Zagadnienie globalnego systemu whistleblowingowego w firmie rodzi zdecydowanie więcej problemów z punktu widzenia UOPZ, niż mogłoby się wydawać. Projektowana ustawa nie zakłada bowiem, że wystarczy posiadać jakikolwiek system whistleblowingowy, aby ryzyko ponoszenia odpowiedzialności zostało zmniejszone. System whistleblowingowy powinien być skonstruowany przede wszystkim tak, aby organizacja mogła wykazać, że dołożyła należytej staranności nie tylko w wyjaśnianiu zgłoszeń i naprawianiu nieprawidłowości, ale także że skutecznie pozyskiwała informacje o potencjalnych naruszeniach.

Dlatego też globalne systemy whistleblowingowe, jeśli nie przewidują obowiązku angażowania spółki – córki lub informowania jej o zgłoszeniach związanych z jej działalnością, mogą rodzić dla tego podmiotu poważne ryzyka. Może to doprowadzić do sytuacji, w której polska spółka – córka nie jest nawet świadoma istnienia nieprawidłowości, ponieważ zgłoszenie trafiło tylko do struktur globalnych. Jeśli zaś zgłoszenie nie zostanie należycie wyjaśnione, bądź – co gorsza – w ogóle nie zostanie wyjaśnione w natłoku spraw lub zostanie uznane za nieistotne z perspektywy globalnej, polska spółka prawdopodobnie nie będzie mogła skutecznie bronić się argumentem „realizowania tych zadań przez struktury globalne”. Poleganie wyłącznie na realizowaniu tego zadania przez system globalny może być niewystarczające dla wykazania, że podmiot zbiorowy dołożył należytej staranności.

Po części wynika to z faktu, że projekt ustawy precyzyjnie wskazuje, kto wewnątrz organizacji odpowiada za wyjaśnianie zgłaszanych nieprawidłowości oraz usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości. W myśl art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 1 projektu nowelizacji UOPZ są to organy podmiotu zbiorowego, a w szczególności wyznaczony organ podmiotu zbiorowego nadzorujący przestrzeganie zasad i przepisów regulujących działalność podmiotu lub sprawujący wewnętrzny nadzór (czyli w skrócie funkcja compliance).

Jak wybrać najbezpieczniejszy model?

Jak wskazano powyżej, posiadanie systemu whistleblowingowego w strukturach globalnych może okazać się na gruncie UOPZ niewystarczające. Jeśli zorganizowany jest w taki sposób, że istotne z punktu widzenia UOPZ informacje nie trafią do polskiej spółki, może on rodzić duże ryzyko niezgodności z projektowanymi przepisami. Warto więc – jeszcze zanim ustawa wejdzie w życie – dokładnie zastanowić się, jak zorganizowany jest whistleblowing w organizacji oraz czy jest możliwe i efektywne zarządzanie nim.

Jeśli system globalny już istnieje i spółka z uwagi na obowiązujące regulacje korporacyjne nie może z niego zrezygnować, łatwiejszym organizacyjnie rozwiązaniem może okazać się wdrożenie lokalnego systemu whistleblowingowego obok systemu globalnego. W tym przypadku podmiot zbiorowy znowu ma dwie możliwości:

• albo zorganizować system whistleblowingowy wewnątrz struktur firmy albo
• zlecić obsługę systemu whistleblowingowego firmie zewnętrznej (outsourcing).

Oba modele są warte rozważenia. Z pewnością posiadanie systemu wewnątrz firmy czyni go bardziej „namacalnym” i może wpływać na większą świadomość pracowników co do możliwości zgłaszania naruszeń. Z drugiej strony outsourcing systemu whistleblowingowego sprawia, że nieprawidłowości wyjaśnia podmiot całkowicie bezstronny, zajmujący się profesjonalnie świadczeniem usług tego rodzaju, mający doświadczenie i odpowiednie narzędzia do oceny ryzyk prawnych związanych z potencjalnym naruszeniem. Ponadto pracownicy, mając świadomość, że ich zgłoszenie będzie rozpatrywane przez osobę całkowicie obcą i postronną, mogą czuć się pewniej i bezpieczniej podczas zgłaszania dostrzeżonych nieprawidłowości.

Podsumowując najbezpieczniejszym modelem systemu whistleblowing na gruncie nowych przepisów UOPZ będzie system wdrożony na poziomie lokalnym, pozwalający na realne zajęcie się problemem bezpośrednio po otrzymaniu informacji o nieprawidłowości. Taki, który umożliwi najszybszą reakcję, zweryfikowanie zgłoszenia i w razie konieczności niezwłoczne wdrożenie środków naprawczych.