Wytyczne dotyczące Amerykańskiego Departamentu Sprawiedliwości w sprawie oceny systemów compliance.

W kwietniu 2019 r. Wydział Karny Amerykańskiego Departamentu Sprawiedliwości wydał dokument opisujący wytyczne, które powinni stosować prokuratorzy podczas ewaluacji wewnętrznych systemów compliance w organizacjach. Dokument jest częścią podręcznika Departamentu Sprawiedliwości opisującego zasady prowadzenia spraw prowadzonych przeciwko przedsiębiorstwom z oskarżenia federalnego. Same wytyczne mają na celu pomoc prokuratorom w ocenie tego, czy system compliance w organizacji był w czasie wystąpienia nieprawidłowości odpowiednio zorganizowany, a co za tym idzie, czy stosować środki łagodzące – zarówno wobec osób zarządzających, jak i samych przedsiębiorstw. Zgodnie z dokumentem ewaluacja programów compliance powinna opierać się na podstawie odpowiedzi na trzy pytania:

1.Czy system compliance w organizacji jest odpowiednio zaprojektowany?

Zadaniem prokuratorów jest sprawdzenie organizacji sytemu compliance pod kątem sześciu kwestii:

• Oceny ryzyka;
• Polityk i procedur;
• Szkoleń i komunikacji;
• Wewnętrznego systemu raportowania i badania nieprawidłowości;
• Stosunki z osobami trzecimi;
• Fuzji i przejęć – jeżeli ma to zastosowanie.

Sam system compliance w przedsiębiorstwie powinien być adekwatny do przeprowadzonej uprzednio w przedsiębiorstwie oceny ryzyka. Nie może on być zbyt skomplikowany i musi adresować rzeczywiste ryzyka, które występują w danym przedsiębiorstwie. Co zostało podkreślone w dokumencie, celem programów compliance powinno być osiągnięcie maksymalnej efektywności w wykrywaniu i zapobieganiu nadużyć w organizacji. Jednocześnie program nie może uniemożliwiać prowadzenia biznesu.

Prokuratorzy powinni przywiązywać dużą wagę do tego w jaki sposób stworzone są procedury i polityki. Powinny one być dopasowane do grona odbiorców, zrozumiałe, odpowiednio zakomunikowane, a ich treść powinna odpowiednio adresować zakres odpowiedzialności adresatów tych procedur.

Oprócz tego, istotnym elementem każdego programu compliance powinien być system raportowania nieprawidłowości, a także efektywna weryfikacja partnerów biznesowych, w tym kontrahentów.

2.Czy program compliance został efektywnie zaimplementowany?

Odpowiadając na to pytanie trzeba przede wszystkim zwrócić uwagę na to, jakie były motywy wdrożenia systemu compliance, kiedy go wdrożono i jaki mają do niego stosunek organy zarządzające organizacją. Szczególnie dużą wagę przywiązuje się do tzw. „tone at the top”, czyli przykładu jaki daje kadra zarządzająca organizacją. Dokument wprost wskazuje również na różnice w traktowaniu programów wdrożonych jedynie „na papierze”, a programów wdrożonych w dobrej wierze i które są rzeczywiście przestrzegane.

Żeby pozytywnie ocenić wdrożenie systemów compliance należy zwrócić uwagę na kwestie takie jak osobiste zaangażowanie Zarządów spółek czy przykład idący z góry do pracowników niższego szczebla.  Każda organizacja powinna również ustalić sposoby na zachęcenie do stosowania się przez pracowników do procedur oraz środki dyscyplinujące, za niedopełnienie swoich obowiązków.

3.Czy program compliance działa w praktyce?

Ostatnią miarą pozwalającą dokonać oceny programów compliance jest ocena jego działania w praktyce. Zgodnie z wytycznymi Departamentu Sprawiedliwości, każdy system compliance powinien podlegać ciągłemu procesowi ulepszania, testowania oraz regularnym przeglądom.

W dokumencie wskazano, że prokuratorzy powinni nagradzać próby ciągłego ulepszania wdrożonych w organizacji środków i regularne audyty. Dużą uwagę należy poświęcić na funkcjonowanie tzw. kultury compliance w organizacji, czyli ogólnego stosunku danego przedsiębiorstwa do etycznego i zgodnego z prawem działania.

Kolejnym istotnym czynnikiem w ocenie prokuratorów jest również reakcja organizacji po wystąpieniu nieprawidłowości. Odpowiednio przeprowadzone śledztwo wewnętrzne mające na celu wykrycie przyczyn i wyjaśnienie procesu występowania nieprawidłowości, a w dalszej kolejności współpraca z organami ścigania i wdrożenie odpowiednich środków naprawczych mogą być kluczowe dla wysokości kary nałożonej wobec organizacji czy organów nią zarządzających.

Opisany powyżej dokument pozwala na ocenę tego, w jaki sposób Zarządy spółek mogą próbować ograniczyć swoją odpowiedzialność w przypadku wystąpienia nieprawidłowości. Co prawda, jest on kierowany do prokuratorów działających w USA, jednakże, w naszej opinii może on stanowić wyznacznik tego, jak zwiększyć bezpieczeństwo swojego przedsiębiorstwa oraz jakich argumentów można używać wobec organów ścigania również w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w Polsce.

Marek Paluch
Radca Prawny, Senior Associate

marek.paluch@dzp.pl