Jak skutecznie i zgodnie z prawem zdalnie zawrzeć porozumienie rozwiązujące umowę o pracę

W zeszłym tygodniu pisaliśmy o tym, jak bezpiecznie i skutecznie zdalnie wypowiedzieć umowę o pracę. Dziś chcielibyśmy zamknąć wątek zdalnego rozstania dzieląc się wskazówkami, jak zdalnie zawrzeć porozumienie rozwiązujące umowę o pracę.

Tu sprawa – przynajmniej w teorii – jest dużo prostsza niż w przypadku wypowiedzenia. Jest tak dlatego, że rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem nie musi być dokonane na piśmie. To oznacza, że zarówno pracodawca, jak i pracownik, mogą podpisać dokument porozumienia w dowolnej formie. Żadna ze stron nie musi dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Każda ze stron może także podpisać dokument w inny sposób, tj. pracodawca podpisem kwalifikowanym albo zwykłym podpisem elektronicznym, a pracownik odręcznie. Podpisy nie muszą także być złożone w tym samym dniu; jeśli dni będą różne, do zawarcia porozumienia dojdzie w dacie złożenia drugiego z podpisów.

Jak więc przeprowadzić takie spotkanie? Planowanie spotkania i jego rozpoczęcie przebiegnie dokładnie tak samo, jak w przypadku spotkania, na którym miałoby być wręczone wypowiedzenie. Podpisany przez pracodawcę dokument porozumienia należy przesłać pracownikowi na maila i poprosić o:

• podpisanie AdobeSign lub DocuSign i przesłanie na email pracodawcy,
• wydrukowanie (jeśli pracownik dysponuje drukarką) i podpisanie, a następnie zrobienie zdjęcia/skanu i przesłanie na email pracodawcy,
• przesłanie zwrotnie maila ze zdaniem potwierdzającym zgodę na zawarcia porozumienia w formie przesłanej przez pracodawcę (pracownik powinien wyraźnie wskazać, że zawiera porozumienie o takiej treści).

To, co otrzymamy od pracownika, należy umieścić w aktach osobowych. Po spotkaniu warto wysłać maila podsumowującego przebieg spotkania, w tym zawarcie porozumienia, a także krótko podsumować dalsze kroki (np. to, że żadne papierowe porozumienie nie zostanie już pracownikowi dostarczone).

Zresztą, dobrą praktyką jest przygotowanie na spotkanie rozwiązujące kompletu dokumentów, tj. zarówno wypowiedzenia, jak i porozumienia. Nawet jeśli zakładamy, że naszym celem jest zawarcie z pracownikiem porozumienia. Prawda jest bowiem taka, że wyłącznym celem spotkania rozwiązującego umowę o pracę, powinno być … rozwiązanie umowy o pracę. Powinno nam zatem zależeć przede wszystkim na skuteczności naszego działania. Pracownik może odmówić podpisania porozumienia rozwiązującego umowę o pracę, nawet jeśli firma oferuje w nim obiektywnie dobre warunki rozstania. W takiej sytuacji, poinformowanie pracownika o woli rozwiązania umowy (ale bez wręczenia wypowiedzenia) nie spowoduje rozwiązania umowy i odroczy w czasie całość operacji. W międzyczasie pracownik może skutecznie zablokować rozwiązanie z nim umowy udając się na zwolnienie lekarskie. Zatem, nawet jeśli firma dąży do polubownego rozwiązania umowy, warto przygotować na spotkanie także wypowiedzenie. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody na rozwiązanie umowy za porozumieniem, na spotkaniu otrzyma wypowiedzenie i umowa rozwiąże się w terminie wynikającym z wypowiedzenia. Jeśli pracownik w trakcie okresu wypowiedzenia zmieni zdanie i będzie jednak chciał rozwiązać umowę za porozumieniem stron, wypowiedzenie będzie można cofnąć (podobnie jak każde inne oświadczenie woli, można to zrobić za zgodą adresata danego oświadczenia). Wręczając wypowiedzenie, można więc dać pracownikowi termin, w którym oferta zawarcia porozumienia jest nadal ważna. Termin zależy od firmy. Podobnie, jeśli pracownik przed podpisaniem porozumienia będzie chciał skonsultować się z inną osobą, np. doradcą prawnym, aby zapewnić skuteczność rozwiązania z nim umowy, należałoby wręczyć mu wypowiedzenie i poinformować, że wypowiedzenie zostanie cofnięte, jeśli pracownik zdecyduje się zawrzeć porozumienie. W takim przypadku warto udostępnić pracownikowi niepodpisany dokument porozumienia (w pdf). Jeśli pracownik zdecyduje się na porozumienie, będzie można umówić drugie spotkanie.

Rozwiązywanie umów o pracę nigdy nie będzie zadaniem łatwym. Dlatego tym bardziej warto być na nie przygotowanym od strony merytorycznej i technicznej, aby stres po obydwu stronach był możliwie jak najmniejszy.

Agata Mierzwa
Adwokat, Partner

agata.mierzwa@dzp.pl