Abecadło w aktach pracowniczych – części A, B, C i…D? oraz inne nowości, czyli dokumentacja pracownicza last minute- cz. 2

O nowych obowiązkach pracodawców w związku ze zmianą przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej pisaliśmy już na naszym blogu w tym artykule https://www.dzp.pl/blog/labour/spokojny-nowy-dla-pracodawcy-czyli-dokumentacja-pracownicza-last-minute-cz-1/ To jednak nie wszystko. Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe powiększyły się i zyskały nową część, o czym piszemy szczegółowo poniżej.

D jak Dodatkowa część akt osobowych

Przez długi czas akta osobowe musiały być podzielone na trzy części, czyli A – C. Jednak od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe zyskały nową część i obecnie dzielą się na cztery części, czyli A, B, C i D. Poniżej przedstawiamy listę dokumentów, które powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt, zgodnie z nowymi zasadami.

Część A:

• oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (w porównaniu z nieobowiązującym już rozporządzeniem z 1996 r., obecnie nie ma wykazu konkretnych dokumentów więc u różnych pracodawców mogą one być inne, np. kwestionariusz, CV, list motywacyjny itd.);
• skierowania na badania lekarskie;
• orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (tu również nie ma katalogu konkretnych dokumentów, zatem mogą one być różne u różnych pracodawców);
• umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę;
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych;
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

– z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,

– z przepisami oraz zasadami bhp,

– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

• potwierdzenie poinformowania pracownika:

– o warunkach zatrudnienia praz zmianie warunków zatrudnienia;

– o celu, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu,

– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp;
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich oraz okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

Część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
• kopia wydanego świadectwa pracy;
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub płynów zwłókniających.

Część D:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu;
• inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Powyższa lista z nowego rozporządzenia implikuje sporo zmian dla konstrukcji akt pracowniczych. Przede wszystkim, powstaje konieczność dodania nowej części D, w ramach której należy przechowywać dokumenty dotyczące każdej z kar w sposób odseparowany, w podgrupach D1, D2 itd. Nadal należy układać wszystkie dokumenty w porządku chronologicznym i numerować je, a każda z części powinna zawierać wykaz dokumentów, które się w niej znajdują. Zgodnie z nowymi zasadami pojawiła się także możliwość tworzenia wydzielonych części akt, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne.

Warto zauważyć, że wynikająca z nowego rozporządzenia lista dokumentów, w odniesieniu do części B i C nie ma charakteru zamkniętego, co potwierdzono również w uzasadnieniu do rozporządzenia. Nie można bowiem wymienić wszystkich dokumentów, które potencjalnie mogłyby się tam znaleźć z uwagi na różnorodność pracodawców. Zatem można dodawać do tych części akt inne dokumenty, np.  orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.

Co z aktami osobowymi prowadzonymi w dniu wejścia w życie rozporządzenia?

Do stosunków pracy nawiązanych po 1 stycznia 2019 r. należy stosować w pełni nowe zasady prowadzenia akt, czyli pracodawcy powinni zaopatrzyć się nowe teczki, zawierające część D.

Natomiast w przypadku stosunków pracy trwających w dniu 1 stycznia 2019 r., nowe zasady stosuje się tylko do tych dokumentów, które zostaną zgromadzone po tej dacie i nie ma konieczności modyfikacji starej dokumentacji (choć można to zrobić). Co to oznacza w praktyce?

Wyobraźmy sobie pracodawcę, który prowadzi dla długoletniego pracownika akta osobowe A – C. Na początku stycznia 2019 r. pracodawca dowiedział się, że w dniu 4 stycznia tego roku pracownik przyszedł do pracy w stanie wskazującym na spożycie alkoholu, w związku z czym pracodawca ukarał pracownika naganą. W takim przypadku pojawia się problem praktyczny, gdzie zawiadomienie o ukaraniu umieścić, skoro dotychczasowa teczka zawiera tylko część A, B i C.  Interpretując literalnie zasadę, że nowe zasady stosuje się do dokumentów zgromadzonych od 1 stycznia 2019 r. pracodawca powinien dodać do dotychczasowych akt osobowych część D i tam umieścić zawiadomienie o ukaraniu.

Rozwijając powyższy przykład, gdyby ten sam pracownik był już karany za tego rodzaju przewinienie, np. we wrześniu 2018 r., a dokumenty związane z karą nadal są przechowywane w części B akt, to nie ma potrzeby ich przekładania do części D (przepis to umożliwia, ale nie nakłada takiego obowiązku). Zatem u niektórych pracodawców, w tzw. okresie przejściowym, zawiadomienia o ukaraniu będą mogły się znajdować w dwóch częściach, bp. B i D.

Co z aktami osobowymi prowadzonymi i zakończonymi przed wejściem w życie rozporządzenia?

W przypadku zaś stosunków pracy, które ustały przed 1 stycznia 2019 r., czyli w przypadku byłych pracowników, nie należy modyfikować konstrukcji akt pracowniczych, a pracodawca musi jedynie do końca 2019 r. dostosować warunki przechowywania tych akt w sposób zabezpieczający przed ich zniszczeniem, utratą czy dostępem osób nieupoważnionych w sposób określony w nowym rozporządzeniu.

*             *             *

Już wkrótce na naszym blogu pojawi się kolejny artykuł wyjaśniający problematyczne zagadnienia związane z „drugą teczką” dla pracownika (dokumentacja związana ze stosunkiem pracy).  Zapraszamy do lektury i do kontaktu w razie dodatkowych pytań lub wątpliwości.

Justyna Tyc

Katarzyna Kulesza

Justyna Tyc-Brzosko
Radca Prawny, Senior Associate

justyna.tyc@dzp.pl

Katarzyna Kulesza