Przedłużanie okresów rozliczeniowych

Przedłużanie okresów rozliczeniowych nie jest nowością w prawie pracy. Można je było stosować już w latach 2009-2011 pod rządami pierwszej tzw. ustawy antykryzysowej. Wtedy zdecydowało się na to niecałe 1100 firm.

Statystyki Państwowej Inspekcji Pracy pokazują, że obecnie, po dziewięciu miesiącach obowiązywania ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy (od sierpnia 2013), okresy rozliczeniowe przedłużyło około 900 pracodawców. Na pierwszy rzut oka można by powiedzieć, że instytucja ta cieszy się obecnie zdecydowanie większym zainteresowaniem. Oceniając skalę zastosowania nowelizacji w rzeczywistości, tą liczbą nie należy się jednak kierować.

Z omawianej zmiany w czasie pracy korzystają przede wszystkim te firmy, które wdrożyły ją w okresie obowiązywania poprzedniej ustawy antykryzysowej. Ponieważ wiedzą już, na czym polega, mniej czasu zajęło im ponowne jej zastosowanie. Głównie są to podmioty, które naprawdę tego potrzebują, bo działają w branżach sezonowych lub funkcjonują w nieregularnym cyklu produkcji lub usług. Co prawda więc nie ma podstaw, żeby twierdzić, iż pracodawcy masowo wprowadzają przedłużanie okresów rozliczeniowych, to wydaje się, że w jakimś stopniu nowelizacja póki co zdaje swój egzamin.

Na czym polega przedłużanie okresów rozliczeniowych?

Okres rozliczeniowy to  przedział czasu wyrażony w tygodniach lub miesiącach, na który planuje się i po upływie którego rozlicza się pracę każdego pracownika. W tym odcinku czasu należy tak zbilansować pracę, aby odpowiadała ona dobowej i tygodniowej normie  pracy. W Kodeksie pracy uregulowano kilka systemów umożliwiających rozliczanie czasu pracy.

Dotychczas było tak, że okres rozliczeniowy mógł zostać przedłużony z będących zasadą 4 miesięcy nawet do dwunastu, lecz jedynie w podstawowym systemie czasu pracy i to tylko w hodowli, rolnictwie, pilnowaniu mienia lub osób. W uproszczeniu, w tym okresie pracownik mógł zostać zobowiązany do pracy np. przez pół roku przez 6 dni w tygodniu. Pracodawca nie musiał wypłacać mu nadgodzin, o ile przez drugie pół roku pracownik świadczył pracę przez 4 dni w tygodniu.

Obecnie, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, w każdym systemie czasu pracy i we wszystkich branżach. To jest najbardziej rewolucyjna zmiana.

Przedłużenie obwarowane zostało jednak kilkoma warunkami.

Po pierwsze, musi być uzasadnione. Kodeks pracy mówi ogólnie o przyczynach obiektywnych, technicznych lub dotyczących organizacji pracy. Jak zawsze w przypadku takich kryteriów, w praktyce będą pojawiać się pytania, czy w danym wypadku zachodzi już uzasadnienie, czy też nie. Moim zdaniem trzeba tu przyjąć po prostu zwykłą miarę rozsądku. O przedłużeniu okresów rozliczeniowych decydują partnerzy społeczni (pracodawca i prezentacja załogi) i podlega ono na końcu kontroli inspekcji pracy, której należy je zgłosić w ciągu 5 dni od zawarcia porozumienia między nimi.

Po drugie, z przepisów wynika, że przy przedłużeniu okresu rozliczeniowego należy zachować ogólne zasady ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Ponieważ teraz przedłużyć można okresy rozliczeniowe w systemie, w którym pracownik czasowo pracuje nawet 12, 16, a nawet 24 godziny na dobę, może się zdarzyć tak, że nastąpi kumulacja pracy w pewnych okresach. Granicę, której pracodawca w kontekście zachowania zasad bhp nie może przekroczyć, wyznacza m.in. obowiązek przeciwdziałania skutkom przemęczenia pracowników (i to nie tylko związane z obowiązkiem zapewnienia dobowego i tygodniowego odpoczynku), ale też wzgląd na cechy indywidualne i okoliczności faktyczne, takie jest ciąża czy opieka nad małym dzieckiem. Po trzecie, przedłużenie okresów rozliczeniowych można wprowadzać tylko na poziomie zbiorowym. Jeżeli u pracodawcy działają związki, powinno to nastąpić w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu. Do niedawna, jeżeli organizacje związkowe nie przedstawiały wspólnego stanowiska, pracodawca miał możliwość jednostronnego działania. Obecnie, po nowelizacji ustawy związkowej, tryb ten nie dotyczy przedłużania okresów rozliczeniowych. Oznacza to, że jeżeli pracodawca i związkowcy nie będą zgodni, przedłużenie okresów rozliczeniowych w firmie nie będzie możliwe. Jeżeli u przedsiębiorcy nie ma organizacji związkowych, porozumienie zawiera się z przedstawicielami pracowników.

Kumulacja pracy powoduje, że w pewnych miesiącach okresu rozliczeniowego pracownik będzie wykonywał pracę w mniejszym zakresie. Pojawia się w tym miejscu pytanie o jego wynagrodzenie. Jasne jest, że jeżeli pracownik wynagradzany jest stawką miesięczną, to otrzymuje pensję w stałej wysokości, niezależnie od ilości przepracowanych w miesiącu godzin. Jeżeli jednak wynagrodzenie ustalone jest w stawce godzinowej, będzie ono zmienne. Może się zdarzyć, że pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie poniżej poziomu minimalnego lub nawet, gdyby w danym miesiącu w ogóle nie pracował, że nie należy mu się żadne wynagrodzenie. W takiej sytuacji, ustawodawca przewidział jednak, że pracownikowi przysługuje wyrównanie do pensji w wysokości nie niższej, niż minimalne wynagrodzenie za pracę (obecnie 1.680,00 zł).

Choć na razie pracodawcy niezbyt się kwapią, by przedłużać okresy rozliczeniowe, na pewno jest to kwestia warta rozważenia. Optymalizuje ona koszty zatrudnienia zwłaszcza w tych firmach, w których świadczenie pracy jest zmienne w ciągu roku. Nie wiąże się także z koniecznością wypłacania wynagrodzeń z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych lub okresowego zatrudniania i zwalniania pracowników. Przedłużenie okresów rozliczeniowych nie sprawdzi się jednak w przedsiębiorstwach, w których zapotrzebowanie na świadczenie pracy jest niezmienne. Poza tym, paradoksem jest, że zmiana przepisów, która miała na celu ułatwienie pracodawcom życia, utrudniła w stosunku do ustawy antykryzysowej jego wprowadzenie. Aby przedłużyć okres rozliczeniowy należy bezwzględnie osiągnąć porozumienie z reprezentacją pracowników.

Łukasz Górzny
Radca Prawny, Senior Associate
+48 660 440 349
lukasz.gorzny@dzp.pl