Sezon urlopowy w pełni: kiedy pracodawca może odmówić urlopu pracownikowi?

Rozpoczęły się wakacje, a z nimi okres urlopowy dla wielu pracowników. Podczas gdy jedni pracownicy odpoczywają, inni – głównie menedżerzy – mierzą się z problemami organizacyjnymi. W firmach, które nie mają planów urlopów, udzielanie urlopów odbywa się często doraźnie, tzn. pracownik składa wniosek urlopowy wskazując w nim datę urlopu, a następnie przełożony udziela tego urlopu klikając zgodę w systemie kadrowym. Wakacje to czas, gdy menedżerzy są przygotowani na większą liczbę wniosków i mniej więcej wiedzą kto w danym zespole i kiedy będzie odpoczywał.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy pracownicy wcale nie zamierzają ułatwiać życia swoim pracodawcom czy przełożonym i działając w porozumieniu ze sobą składają wnioski urlopowe obejmujące ten sam okres. Z takim działaniem często spotykamy się, gdy zespół nie akceptuje swojego przełożonego lub jest z nim skonfliktowany  i w ten sposób, w swoim mniemaniu – chce dać mu nauczkę.

Czy w takim przypadku pracodawca ma coś do powiedzenia?

Otóż przypominamy, że zgodnie z art. 163 § 1 i 1[1] Kodeksu pracy, jeśli u pracodawcy nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę wnioski pracowników, ale także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jak to niejednokrotnie wskazują sądy w swoich orzeczeniach pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika, jeżeli urlop we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Oznacza to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy (tak m.in. SA w Warszawie w wyroku z 23 listopada 2016 r., III APa 61/15). Samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika, jeśli pracodawca tego wniosku nie zaakceptował (tak m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98).

Z powyższego można wyprowadzić zatem następujące wnioski:

• wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy w danym okresie nie jest wiążący dla pracodawcy;
• pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku, jeśli np. w tym czasie z urlopu korzystają inni członkowie zespołu i uwzględnienie kolejnego wniosku wpłynie negatywnie na tok pracy (np. dojdzie do opóźnienia w realizacji zamówień czy projektów);
• odmowa pracodawcy udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika z przyczyn opisanych wyżej nie narusza przepisów prawa (pracodawca może zaproponować pracownikowi inny termin wykorzystania urlopu lub czekać na nową propozycję terminu od pracownika).

Justyna Tyc-Brzosko
Radca Prawny, Senior Associate

justyna.tyc@dzp.pl