Czas pracy zdalnej

Dzisiejsza postać przepisów o czasie pracy na całym świecie jest konsekwencją wielkiej rewolucji w zakresie ochrony praw pracowników, która ponad 150 lat temu zaczęła się właśnie od uregulowań o czasie pracy. Polskie prawo pracy rozwijało się od dwudziestolecia międzywojennego, poprzez okres komunistyczny, lata dziewięćdziesiąte, aż do członkostwa w Unii Europejskiej.

Jedna cecha pracy pozostawała na przestrzeni historii niezmienna – praca odbywała się w zakładzie pracy. Czas pracy był dotychczas czasem spędzanym „w pracy”, czytaj – na terenie pracodawcy. Ten paradygmat leży nie tylko u podstaw przepisów o czasie pracy. Wyznaczał też na przestrzeni dziesięcioleci organizację przemysłu, usług i administracji publicznej.

Postęp technologiczny ostatnich – powiedzmy – 20 lat umożliwił pracę wykonywaną z domu (nie mylić z zapomnianym już chałupnictwem). Wszędzie tam, gdzie praca polega na wymianie informacji, a nie na czynnościach fizycznych, możliwości techniczne otworzyły nową formułę pracy. Pracownik wykonuje pracę poza swoim zakładem, wykorzystując jako kanał kontaktu wszelkie formy łączności on-line. Początkowo była to nowość popularna w młodych branżach (jak branża gamingowa), czy też kojarzona ze wspieraniem rodzicielstwa pracowników.

Nadszedł jednak rok 2020 i można powiedzieć, że zmienił wszystko. Epidemia COVID-19 sprawiła, że praca zdalna stała się po raz pierwszy w historii powszechna w usługach i w sektorze publicznym. W ciągu paru tygodni wiosny tego roku niemal cały świat nagle przestawił się na pracę zdalną.

Niewykluczone, że z perspektywy czasu ocenimy rok 2020 jako przełomowy dla kultury pracy. Oczywiście, epidemia skończy się, a pracownicy i pracodawcy będą mogli wrócić do „normalności”. Mam jednak wrażenie, że nie wszyscy będą chcieli wrócić do starego sposobu pracy. Poważne dzienniki biznesowe piszą przykładowo o nieuchronnych trendach na rynku wynajmu biur. Obserwuje się gotowość firm do ograniczenia powierzchni biurowej w związku ze stałym zatrudnianiem pracowników na pracy zdalnej. Jeżeli ostatnie miesiące pokazały, że w wielu przypadkach nie ma istotnej różnicy między jakością pracy świadczonej z domu, a pracy świadczonej w biurze, to jaki jest sens utrzymywania wysokich kosztów najmu biura? Jeśli część pracowników woli pracę zdalną od klasycznej, to dlaczego im tego zabraniać?

Oczywiście praca zdalna to nie tylko oszczędność kosztów najmu. To również olbrzymie wyzwanie w zakresie zarządzania personelem, kultury pracy, efektywności, kontrolowania wyników, bezpieczeństwa danych itp. Zbyt wcześnie również na wyrokowanie, jakie skutki psychologiczne powoduje praca zdalna w dłuższej perspektywie. Jednak sądzę, że COVID-19 tak naprawdę tylko przyspieszył nieuniknione. Technologia sprawia, że przenosimy dużą część naszej aktywności życiowej, w tym pracę zawodową, do sieci. I to wydaje się trendem nieodwracalnym.

Ta zmiana – w jakimś wymiarze cywilizacyjna – będzie miała wpływ na ustawodawstwo. Dziś jest truizmem stwierdzić, że prawo pracy nie jest w ogóle dostosowane do tego trybu pracy. Co prawda w Kodeksie pracy mamy od czterech lat przepisy o telepracy, jednak są one dość zgodnie krytykowane z powodu ich nieadekwatności do wymagań biznesu i pracowników. Dziś (wrzesień 2020) znane są plany rządowe, aby zastąpić je w całości przepisami o pracy zdalnej, jednak w zasadzie bez zmieniania działu VI Kodeksu „Czas pracy”.  W moim przekonaniu ustawodawca powinien jednak gruntownie zweryfikować dział VI Kodeksu pracy.

Obecnie więc pracodawcy muszą zaadoptować się do nowej rzeczywistości pracy zdalnej, stosując stare mechanizmy prawne. Nastręcza to olbrzymich trudności.

Na dziś stan prawny wygląda następująco. Zgodnie z art. 128 § 1 K.p. „czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.”

„Innym miejscem” może być dom pracownika. O ile przed epidemią można było dyskutować, czy polecenie pracy w domu to „wyznaczenie miejsca do wykonywania pracy”, o tyle na czas epidemii ten dylemat został zawieszony. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (ustawa COVID-19) –

„W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Ciekawe w ustawie COVID-19 jest podejście do mierzenia czasu pracy. A właściwie – brak podejścia. Jedynym przepisem dotyczącym kwestii ram czasowych pracy jest ust. 6 wspomnianego wyżej artykułu. Stanowi, że „na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania”. Natomiast ust. 7, mówi, że „pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6.”

Oznacza to, że pracodawca nadal musi stosować wobec pracowników zdalnych przepisy o czasie pracy. Tylko pewnym ułatwieniem ma być ewidencja czynności, dzięki której ma mieć kontrolę na procesem pracy zdalnej. Nie jest to oczywiście ewidencja czasu pracy, którą powinien prowadzić pracodawca zgodnie z art. 149 § 1 K.p., ponieważ (1) prowadzi ją pracownik oraz (2) zawiera inne elementy, niż ewidencja czasu pracy.

W dzisiejszym stanie prawnym nie ma specjalnego systemu czasu pracy w trybie zdalnym. Nawet przepisy o telepracy (czyli de facto pracy zdalnej) nie regulują tej kwestii. Jaki więc model powinien stosować pracodawca zlecający pracę zdalną? Wydaje się, że najbliższym istocie pracy zdalnej byłby system zadaniowego czasu pracy (art. 140 K.p.). Ten jednak wymaga indywidualnego ustalenia z każdym pracownikiem zadań, jakie ma wykonywać z uwzględnieniem norm czasu pracy. Przydatne w mniejszym stopniu mogłyby być niektóre inne systemy, jak przerywany czas pracy (art. 139 K.p.), czy ruchomy czas pracy (141¹ K.p.). Również możliwość ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 K.p.) wydaje się przydatna dla pracy zdalnej. Te formy czasu pracy mają tę wspólną cechę, że są przez ustawodawcę pomyślane, jako adekwatne dla pracowników w podobnych sytuacjach, jak pracownicy zdalni. Przykładem jest sytuacja rodziców dzieci o szczególnych potrzebach, którzy łączą pracę z domu z opieką nad dzieckiem. Jednak w tych formułach czasu pracy również trzeba przestrzegać większości ogólnych przepisów o czasie pracy (choć nie wszystkich – np. w ruchomym czasie pracy nie stosuje się niektórych przepisów o nadgodzinach).

Pracodawca, niemający właściwie do dyspozycji takich systemów czasu pracy, które byłyby adekwatne do pracy zdalnej, musi stosować takie prawo, jakie istnieje. Musi zapewnić, by pracownik pracował zdalnie w ramach norm czasu pracy i w wymiarze czasu, jaki wynika z jego umowy o pracę (i z prawa).

W tym zaś tkwi zasadniczy problem. W sytuacji „biurowej” nadzór pracodawcy nad wymiarem czasu pracy i jego rozłożeniem jest niemal automatyczny (godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, plan dnia, przerwy, możliwość łatwego uchwycenia nadgodzin, kontrolowanie procesu pracy). W sytuacji „domowej” nadzór staje się trudny, a czasami niemożliwy. Poniżej parę najprostszych przykładów.

• Norma 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo

Pracodawca nie ma w zasadzie kontroli nad tym, czy pracownik pracował dokładnie 8 godzin w ciągu dnia i 40 godzin w ciągu tygodnia. Można sobie oczywiście wyobrazić wprowadzenie regulacji zakładowej, zgodnie z którą wszyscy zdalni pracownicy mają obowiązek logować się do i wylogować z systemu o oznaczonych godzinach, jednak w praktyce byłoby to sztuczne. Pracodawca nie wie, czy ktoś, nawet jeśli zalogował się o oznaczonej godzinie do systemu, od tego momentu zaczął pracę. Pamiętajmy o tym, że pracownicy, pozostający w domu, również muszą przeorganizować swoje życie domowe. Pracownica mogła np. zrezygnować z opiekunki do dzieci i faktycznie opiekuje się dzieckiem w godzinach pracy – co oznacza, że nie pracuje nieprzerwanie.

• Rozkład czasu pracy

Z tego samego względu trudne, a w zasadzie niemożliwe, jest kontrolowanie, czy pracownik pracuje w zadanym mu rozkładzie czasu pracy (art. 129 § 3). W sytuacji idealnej można ustalić (i tak się w praktyce czyni) , że praca zdalna nadal odbywa się w dotychczasowym rozkładzie (np. od 9 do 17 z oznaczoną przerwą). Jednak w praktyce nie ma kontroli nad tym, czy w rozkładowych godzinach praca się odbywała.

Z drugiej strony wydaje się, że właśnie z powodów płynności czasu pracy zdalnej rozkład czasu pracy ma jedną istotną zaletę. Wobec deficytu regulacji stanowi jakiś obiektywny punkt odniesienia dla ustalenia, czy pracownik wykonywał pracę w nadgodzinach. Pracodawca może zakomunikować pracownikom, że praca zdalna odbywa się wg dotychczasowego rozkładu czasy pracy (np. od 9:00 do 17:00), a jeśli któryś pracownik pracuje po 17:00, to powinien to robić tylko na polecenie przełożonego. Podobną opcję daje też art. 142 K.p., regulujący indywidualny rozkład czasu pracy. Praktycznym problemem pozostaje tu jednak to, że „śledzenie” pracy w ustalonym rozkładzie wymaga dyscypliny i ze strony pracownika, i ze strony pracodawcy.

• Nadgodziny

Tę kwestię uważam za najbardziej problematyczną w praktyce. Wydaje się, że w sytuacji powszechności pracy zdalnej relatywnie osłabła percepcja wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Mamy poczucie, że epidemia rozmyła pewne rygory. To jednak tylko pogłębia problem z rejestrowaniem i rozliczaniem nadgodzin.

Przede wszystkim, pracodawca musi mieć pewność, że dana część pracy jest wykonana w nadgodzinach. Zgodnie z art. 151 § 1 K.p. „Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych”. Można teoretycznie założyć, że jeżeli pracownik zdalny, pracujący w rozkładzie czasu pracy od 9:00 do 17:00, wykonuje pracę nadal po 17:00, to wykonuje pracę w nadgodzinach. Ale oznaczałoby to założenie, że ten pracownik w istocie pracował całe 8 godzin (z ustawową przerwą 15 minut). Natomiast, pracownik zdalny mógł wykonywać pracę tego dnia tylko przez 7 godzin, bo np. między 13:00 a 14:00 przygotowywał posiłek dla rodziny. Teoretycznie nie ma więc prawa do dodatkowego wynagrodzenia za nadgodziny, choć – ujmując rzecz kolokwialnie – tylko on sam o tym wie.

Kodeks pracy nie odpowiada na pytanie, jak traktować pracę poza rozkładem czasu pracy, jeżeli była ona przerywana. Zawiera tylko przepis o odpracowaniu zwolnienia na załatwienie spraw osobistych – ale przepis ten jest przeznaczony do rozliczenia czasu pracy w sytuacjach wyjątkowych.

• Odpoczynek dobowy

Zgodnie z art. 132 § 1 K.p. „Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku” (nie dotyczy to kadry menedżerskiej i przypadków nadzwyczajnych, jak awaria). W realiach pracy zdalnej bardzo często natomiast zdarza się, że pracownicy na zmianę wykonują czynności służbowe i zajmują się sprawami prywatnymi. To powoduje, że ostatnią czynność służbową zdarza im się wykonać przed północą. Jeśli pracownik rozpoczyna pracę następnego dnia o normalnej porze, np. o 9:00, to nie ma zagwarantowanego odpoczynku dobowego (11 godzin). W praktyce to dość typowy przypadek pracowników – rodziców małych dzieci, którzy dokończają niezałatwione sprawy służbowe późnym wieczorem, gdy dzieci zasną.

• Doba pracownicza

Zgodnie z art. 128 § 3 K.p., „do celów rozliczania czasu pracy pracownika przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.”

To, kiedy zaczyna się i kończy doba pracownicza ma zasadnicze znaczenie dla ustalenia, czy praca jest świadczona w ramach ustawowych norm. W sytuacji pracy stacjonarnej rozpoczęcie doby pracowniczej wyznacza z reguły godzina rozpoczęcia pracy (np. otwarcia biura). Natomiast w przypadku pracy zdalnej pracownik nierzadko sam decyduje o tym, o której godzinie danego dnia rozpocznie pracę. Powoduje to w skrajnym wypadku permanentne zmiany doby pracowniczej.

• Praca w niedziele i święta

Praca w niedziele i święta jest dopuszczalna tylko w określonych przypadkach (art. 151¹⁰ K.p.). Większość pracodawców nie może organizować, ani dopuszczać pracy w dni wolne. Jednak realia pracy zdalnej powodują, że wymiana informacji (przedmiotu pracy) między pracodawcą a pracownikiem staje się płynna i wychodzi poza ramy czasowe standardowego rozkładu czasu pracy. Ryzyko, że pracownik, mający wykonać pilne zadanie na początek tygodnia, wykona je w niedzielę (za wiedzą i cichą akceptacją pracodawcy) jest duże.

***

To tylko część problemów związanych z rozliczaniem czasu pracy zdalnej. Tak długo, jak nie nastąpi zdecydowana ingerencja ustawodawcy w przepisy o czasie pracy, pracodawcy organizujący pracę zdalnie będą borykać się z takimi dylematami. Moim zdaniem tylko odważna zmiana w tym zakresie pozwoli na dopasowanie wymogów prawnych do rzeczywistości pracy zdalnej.

A tymczasem pracodawcom zostaje przykładowo rozważenie, czy nie zastosować wobec  pracowników zdalnych zadaniowego czasu pracy. Sposób, w jaki wielu pracowników wykonuje pracę w domu od paru miesięcy tego roku, powoduje, że system czasu zadaniowego może być dla nich najwłaściwszą formułą rozliczania czasu pracy.

Bogusław Kapłon
Radca Prawny, Partner

boguslaw.kaplon@dzp.pl