Jak udzielić urlopu szkoleniowego?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Zasada ta została powtórzona w kodeksie pracy aż dwa razy, ale dotyczące jej przepisy możemy znaleźć również poza nim, np. w ustawach regulujących poszczególne zawody. Najczęściej obowiązek ten aktualizuje się w momencie udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego.

Charakter urlopu szkoleniowego

Urlop szkoleniowy rządzi się własnymi prawami, a zatem zasady dotyczące udzielania urlopu wypoczynkowego czy urlopu bezpłatnego nie mają do niego wprost zastosowania. Wynika to z faktu, że urlop szkoleniowy jest udzielany w konkretnym celu, którym jest właśnie podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

W zależności od źródła prawa, na podstawie którego urlop przysługuje pracownikowi, podnoszenie kwalifikacji zawodowych może oznaczać wzięcie udziału w szkoleniu czy kursie – przykładem może być np. art. 40 ustawy o niektórych zawodach medycznych – albo zapewnienie pracownikowi czasu niezbędnego do przygotowania się do egzaminu czy napisania pracy dyplomowej.

Za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, chyba, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie następuje z inicjatywy pracodawcy ani za jego zgodą. W takim wypadku, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego.

Wymiar urlopu

Wymiar urlopu jest zależny od jego przeznaczenia.

W kodeksie pracy najkrótszy urlop w wymiarze 6 dni, przysługuje pracownikom przystępujących do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego albo egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego. Tu trzeba być jednak uważnym, ponieważ przepisy szczególne mogą przyznawać pracownikom urlop w innym wymiarze. Dla przykładu, pracownikowi będącemu aplikantem radcowskim lub adwokackim podchodzącemu do egzaminu radcowskiego lub adwokackiego, odpowiednie ustawy przyznają urlop w wymiarze 30 dni kalendarzowych, choć z ograniczonym wynagrodzeniem.

Na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego pracownicy mają natomiast 21 dni, ale muszą je wykorzystać w ostatnim roku studiów.

Co istotne, urlopu szkoleniowego się nie nalicza, co znaczy, że przysługuje on we wskazanym wymiarze bez względu na staż zatrudnienia u danego pracodawcy. Ważne jest zatem, aby w świadectwach pracy wskazywać, ile dni urlopu zostało wykorzystane przez pracownika w danym roku kalendarzowym.

W jakim terminie udziela się urlop?

Zgodnie z ogólną zasadą, urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, co jest rozwiązaniem korzystnym dla pracownika.

Jak wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „Biorąc pod uwagę cel urlopu szkoleniowego określony w art. 103² § 1 pkt 1, 2 i 3 k.p., wydaje się, że powinien on być udzielany w dni, w które przeprowadzany jest egzamin (egzaminy), jeżeli są to dni pracy pracownika, ewentualnie w dni pracy pracownika bezpośrednio poprzedzające dzień egzaminu (egzaminów). W ocenie MPiPS może zatem wystąpić konieczność udzielenia urlopu szkoleniowego „w częściach”, zgodnie z terminami egzaminów.”[1] Termin powinien być zatem przedmiotem uzgodnień pracownika i pracodawcy, jednak w zamierzeniu ma przypadać na dzień egzaminu oraz, ewentualnie, dni poprzedzające egzamin. W przypadku urlopu udzielanego w celu przygotowania pracy dyplomowej, również celowe wydaje się podzielenie go na części, ze względu na fakt, że pisanie pracy jest procesem długotrwałym.

Naturalnie nasuwającym się pytaniem jest to, czy pracodawca może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu we wskazanym przez niego terminie. Odczytując przepisy w sposób dosłowny, można dojść do przekonania, iż pracodawca nie ma takiej możliwości, a jego rola sprowadza się jedynie do wyrażenia zgody na urlop. Niemniej, każdą sytuację należy przeanalizować indywidualnie.

***

Choć na pierwszy rzut oka urlop szkoleniowy wydaje się być prostą regulacją, to ze względu na jego skąpe unormowanie w kodeksie pracy, a do tego szereg przepisów w ustawach szczególnych, mogą pojawić się różne wątpliwości związane z jego zastosowaniem. W mojej ocenie najważniejsze jest to, aby pamiętać o jego celu i w tym duchu interpretować przepisy.

[1] Pismo z dnia , wydane przez: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Udzielanie urlopów szkoleniowych i katalog świadczeń dodatkowych, Rzeczposp. DF 2010, nr 222, str. 3.

Karolina Młyńczak
Associate

karolina.mlynczak@dzp.pl