Kontrola ZUS w firmie. Cz. 2. Zakres kontroli, protokół kontroli, zastrzeżenia oraz rozstrzygnięcia pokontrolne

Zakres kontroli

Zgodnie z przepisami prawa, kontrola może obejmować w szczególności:

1. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
2. prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
3. ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
4. prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
5. wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
6. dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Zakres kontroli powinien zostać określony w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli. Wyznacza on granice dopuszczalnej kontroli przez inspektorów ZUS, a w konsekwencji także rodzaj czynności oraz dokumenty, które mogą podlegać ocenie w toku kontroli. Dopuszczalna jest jednak sytuacja, w której pierwotnie ustalony zakres ulegnie rozszerzeniu w trakcie kontroli. W takim wypadku konieczne jest wydanie nowego upoważnienia, z którego będzie wynikała kompetencja do przeprowadzenia kontroli w nowym, rozszerzonym zakresie.

PAMIĘTAJ: Zakres kontroli przeprowadzanej przez inspektora kontroli ZUS nie może wykraczać poza zakres kontroli ustalony w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli oraz w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania kontrolnego.

Protokół kontroli

Ustalenia kontroli opisywane są w protokole, który sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Elementy, które powinny być zawarte w protokole, to:

1. oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej ZUS,
2. oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
3. oznaczenie inspektorów kontroli ZUS wykonujących kontrolę,
4. określenie zakresu kontroli,
5. czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli,
6. opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,
7. przedstawienie dowodów,
8. pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
9. podpis inspektora kontroli ZUS z podaniem imienia i nazwiska,
10. informacje o wpisie do książki kontroli.

W razie konieczności możliwa jest zmiana treści protokołu kontroli poprzez wydanie stosownego aneksu.

PAMIĘTAJ: Protokół kontroli sporządzany jest również wówczas, gdy inspektorzy kontroli ZUS nie stwierdzili żadnych uchybień u płatnika składek. Po jego otrzymaniu, należy szczegółowo zweryfikować treść protokołu pod kątem zgodności ze stanem faktycznym.

Zastrzeżenia do protokołu kontroli

Płatnikowi, który nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole (lub aneksie do protokołu) kontroli, przysługuje prawo do złożenia pisemnych zastrzeżeń, w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu. Zgłaszając zastrzeżenia, płatnik składek powinien wskazać stosowne środki dowodowe na poparcie swoich twierdzeń.

Inspektor kontroli ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. Zastrzeżenia powinny zostać rozpatrzone bez zbędnej zwłoki a jeżeli istnieje konieczność przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych – najpóźniej w ciągu miesiąca. Jedynie w przypadkach szczególnie skomplikowanych możliwe jest rozpatrzenie zastrzeżeń w terminie 2 miesięcy. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie.

PAMIĘTAJ: Zastrzeżenia należy wnosić każdorazowo na piśmie z zachowaniem terminu 14 dni od daty doręczenia protokołu. Ustawodawca nie przewidział możliwości przywrócenia terminu na dokonanie tej czynności, dlatego też zastrzeżenia złożone po terminie nie podlegają rozpatrzeniu. Niewniesienie zastrzeżeń nie stanowi jednak przeszkody w zaskarżeniu decyzji wydanej na podstawie protokołu kontroli.

Decyzje

Kontrola, w trakcie której dojdzie do wykrycia nieprawidłowości, może zakończyć się wydaniem przez ZUS odpowiedniej decyzji. Przykładem takiego rozstrzygnięcia może być np. decyzja ustalająca podstawę wymiaru składek. Od decyzji ZUS płatnikowi składek przysługuje odwołanie do właściwego sądu okręgowego. Odwołanie należy wnieść za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała zaskarżoną decyzję, w terminie miesiąca od daty doręczenia decyzji.

Aleksandra Michalska
Radca Prawny, Associate

aleksandra.michalska@dzp.pl