Kontrola zwolnień lekarskich pracowników

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad przyjęciem rozwiązań, dzięki którym świadczenia chorobowe miałyby być wypłacane przez ZUS już od pierwszego dnia pobytu pracownika na zwolnieniu lekarskim. Z wypowiedzi przedstawicieli resortu wynika też, że nowe regulacje mają ograniczyć liczbę nadużyć w wykorzystywaniu zwolnień chorobowych.

W tym kontekście warto przypomnieć na jakich zasadach obecnie przebiega kontrola zwolnień lekarskich i jakie uprawnienia mają w tym zakresie pracodawcy.

Kontrola L4

Kwestię tę reguluje rozporządzenie z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Zgodnie z rozporządzeniem, kontroli może dokonać zarówno ZUS, jak i sam pracodawca – o ile zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (w przypadku małych pracodawców organem uprawnionym do prowadzenia kontroli jest wyłącznie ZUS).

Kontrola może obejmować:

• aspekty formalne zwolnienia, tzn. czy nie jest sfałszowane i czy wydano je zgodnie z przepisami,
• prawidłowość wykorzystywania zwolnienia, poprzez ustalenie czy w czasie zwolnienia pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej i czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Konsekwencją nieprawidłowego korzystania ze zwolnień jest utrata prawa do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia.

Uprawnienia pracodawcy

Niekiedy pracodawcy zapominają, że nie są ograniczeni działaniami ZUS i nie muszą czekać aż organ przeprowadzi właściwą kontrolę. Więksi pracodawcy mogą we własnym zakresie dokonać kontroli prawidłowości korzystania przez swoich pracowników ze zwolnień lekarskich.

Pracodawca będący osobą fizyczną może przeprowadzić kontrolę samodzielnie. Istnieje również możliwość zlecenia kontroli innemu pracownikowi (np. z działu HR) lub firmie zewnętrznej (w takim wypadku należy pamiętać o odpowiednim uregulowaniu kwestii przetwarzania danych osobowych).

Osoba przeprowadzająca kontrolę powinna otrzymać od pracodawcy imienne upoważnienie (wzór znajduje się w załączniku do ww. rozporządzenia).

Pracodawca może przeprowadzać kontrole w miarę potrzeby, bez ustalania z góry jej terminów. Może ją nasilić w okresach, w których wzrasta liczba pracowników korzystających ze zwolnień lekarskich.

Miejsca prowadzenia kontroli

Kontrolę można przeprowadzić w:

• miejscu zamieszkania,
• miejscu czasowego pobytu,
• miejscu prowadzenia działalności gospodarczej (jeżeli pracownik jest jednocześnie przedsiębiorcą),
• miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej (jeżeli pracodawca posiada informacje, że pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy).

Adres, pod którym pracownik przebywa w czasie choroby jest widoczny w zwolnieniu lekarskim . Pracownicy mają obowiązek poinformować lekarza wystawiającego zwolnienie o faktycznym adresie, pod którym będą przebywać w trakcie zwolnienia, jeżeli adres ten różni się od tego znajdującego się w dokumentacji medycznej. Są również zobowiązani, by informować pracodawcę i ZUS o ewentualnych zmianach adresu w czasie trwania niezdolności do pracy (mają na to 3 dni).

Gdy pracownika nie ma w domu

Okoliczność, że kontrolujący nie zastał pracownika pod adresem wskazanym w zwolnieniu, nie jest jeszcze równoznaczna z jego nieprawidłowym wykorzystywaniem.

Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS, w przypadku nieobecności pracownika kontrolę należy w ponowić, a także wyjaśnić przyczyny nieobecności pracownika (np. czy pracownik nie był wtedy u lekarza, udał się do apteki, po codzienne zakupy żywności albo z innej racjonalnie uzasadnionej przyczyny był nieobecny).

Warto przypomnieć, że każde zwolnienie lekarskie zawiera specjalne oznaczenie cyfrowe odnoszące się do zaleceń lekarskich. Kod „1” oznacza, że chory musi leżeć, a kod „2”, że chory może chodzić.

Wątpliwości

Pojęcie „nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego” nie ma definicji legalnej, przez co kwestia ta często budzi wątpliwości. Podstawowym celem zwolnienia lekarskiego jest odzyskanie przez pracownika zdolności do pracy. Przyjmuje się więc, że wykorzystywaniem zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem jest zachowanie ubezpieczonego utrudniające proces leczenia i rekonwalescencję.

Duże rozbieżności interpretacyjne wywołuje sposób wykorzystywania zwolnień lekarskich z kodem „2”, czyli „chory może chodzić”. Słuszny wydaje się jednak pogląd wyrażony w orzecznictwie, zgodnie z którym okresu zwolnienia lekarskiego nie należy traktować jak czasu wolnego od pracy, którym pracownik może całkowicie swobodnie dysponować. Takie zwolnienie nie oznacza, że czas choroby można przeznaczyć na urlop wypoczynkowy, opuszczenie miejsca zamieszkania czy dodatkową aktywność zarobkową.

Za niezgodne z celem zwolnienia nie uznaje się natomiast zachowań polegających na wykonywaniu, nawet przez obłożnie chorego, czynności niezbędnych dla zaspokojenia podstawowych potrzeb życiowych lub wyjazdu na okres leczenia do rodziny (o ile pracownik wywiąże się z obowiązku poinformowania o zmianie miejsca pobytu w ciągu maksymalnie 3 dni).

Wątpliwości pracodawcy czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem oraz czy w związku z tym ma prawo do zasiłku rozstrzyga oddział ZUS na wniosek pracodawcy. Jeżeli jest taka potrzeba, oddział ZUS zasięga też opinii lekarza orzecznika ZUS.

Wyniki kontroli

W przypadku wykrycia nieprawidłowości, kontrola powinna zakończyć się sporządzeniem protokołu z wyjaśnieniem, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego. Pracownik ma prawo wniesienia uwag do protokołu.

Dopiero taki dokument jest podstawą, by nie wypłacić pracownikowi wynagrodzenia/zasiłku chorobowego.

*            *            *

Na razie nie wiadomo kiedy zapowiadane zmiany miałyby wejść w życie. Ministerstwo prowadzi obecnie konsultacje i analizy (obejmujące m.in. funkcjonowania przepisów regulujących kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich). Zdaniem ekspertów uaktualnienie zasad dotyczących kontroli L4, obowiązujących w niezmienionym kształcie od ponad 25 lat, to słuszny kierunek.

Zuzanna Gaczyńska
Associate

zuzanna.gaczynska@dzp.pl