Kolejny etap 100 zmian dla przedsiębiorców

Na etapie konsultacji społecznych znajdują się obecnie kolejne zmiany ustaw, mające ułatwić przedsiębiorcom prowadzenie działalności. Tym razem Ministerstwo Rozwoju przygotowało projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Założeniem projektu w głównej mierze jest wprowadzenie dwóch zasadniczych zmian.

Po pierwsze – skrócenie z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, który podjął pracę zawodową po dniu 31 grudnia 1998 r. (chyba, że odrębne przepisy będą przewidywały dłuższy okres przechowywania). Pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co więcej – w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, papierowa postać dokumentacji ma być przekazywana pracownikowi lub byłemu pracownikowi. Jeśli ten jej nie odbierze, pracodawca będzie miał prawo ją zniszczyć.

Po drugie – wprowadzenie fakultatywnej możliwości tworzenia lub gromadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Pracodawca korzystający z tej opcji uprawniony będzie do samodzielnego wyboru teleinformatycznego systemu, o ile system ten będzie gwarantował bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych z uwzględnieniem potencjalnych ryzyk dla interesów i praw osób, których dane dotyczą, w tym zapewni ich integralność, poufność oraz dostępność, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Ale to nie koniec ułatwień – projekt przewiduje też zmiany w Kodeksie pracy dotyczące wypłaty pracownikom wynagrodzenia. Otóż w chwili obecnej zasadą kodeksową jest wypłata wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, chyba że do pracodawcy wpłynął wniosek wraz ze wskazaniem rachunku bankowego o przekazywanie wynagrodzenia w formie przelewu. Omawiany projekt odwraca tą zasadę, co oznacza, że wynagrodzenie będzie wypłacane przelewem na rachunek wskazany przez pracownika, chyba że ten złoży oświadczenie, że woli otrzymywać wynagrodzenie do rąk własnych.

Omawiane powyżej zmiany mają za zadanie ograniczyć koszty pracodawców związane z tworzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, co należy oceniać zdecydowanie pozytywnie. Jednakże ustawodawca jednocześnie planuje nałożyć na pracodawcę dodatkowy obowiązek informacyjny względem ZUS dotyczący wypłaconego przychodu niezbędnego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury i renty za lata kalendarzowe od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 maja 2018 r. Dane te mają stać się częścią nowego raportu informującego.

Wejście w życie ustawy zaplanowane jest na dzień 1 czerwca 2018 r.

Justyna Tyc-Brzosko
Radca Prawny, Senior Associate

justyna.tyc@dzp.pl