Przejrzystość wynagrodzeń – rewolucja na rynku pracy?

Przejrzystość i jawność wynagrodzeń jest od lat aktualnym tematem w dyskursie rynku pracy. Zarówno pracownikom, jak i osobom starającym się o zatrudnienie zależy na sprawiedliwych i jasnych systemach wynagradzania, a w szczególności na zapewnieniu równości wynagrodzeń za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, bez dyskryminacji ze względu na płeć. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970[1] (dyrektywa ws. przejrzystości wynagrodzeń) przewiduje wprowadzenie w państwach członkowskich przełomowych zmian na rynku pracy w zakresie stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet. W niniejszym wpisie przejdę przez najważniejsze postanowienia i omówię mechanizmy, do których pracodawcy już niedługo (a nawet już teraz!) będą musieli się przygotować.

Sprawozdawczość w zakresie luki płacowej

Dyrektywa ws. przejrzystości wynagrodzeń przewiduje obowiązek dostarczania przez pracodawców informacji dotyczących:

• luki płacowej ze względu na płeć;
• luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• mediany luki płacowej ze względu na płeć;
• mediany luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• odsetka pracowników płci męskiej i żeńskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;
• luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników oraz pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników ten szeroki katalog informacji będą musieli przekazać już do 7 czerwca 2027 r za poprzedni rok kalendarzowy. W przypadku tych pierwszych, informacje mają być przekazywane co roku. W przypadku tych drugich, obowiązkowe sprawozdania mają być składane co trzy lata. Najmniejsi pracodawcy ujęci przepisami dyrektywy, tj. zatrudniający od 100 do 149 pracowników, będą zobowiązani do złożenia pierwszego sprawozdania do 7 czerwca 2031 r. (następnie co trzy lata).

Dlaczego wydaje się, że to mało czasu?

Głównym celem dyrektywy ws. przejrzystości wynagrodzeń jest zapewnienie równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Pracodawcy, u których taka równość nie występuje będą na podstawie niniejszej dyrektywy narażeni na poważne konsekwencje prawne. Tym samym, będą zobowiązani do takiej zmiany i ustrukturyzowania siatki wynagrodzeń, by zniwelować jakąkolwiek dyskryminację ze względu na płeć. Przeprowadzenie takich zmian w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 100, 150 czy 250 pracowników wiąże się ze szczególnie wysokim nakładem pracy i czasu. Taki proces wymaga szczegółowej analizy wynagrodzeń u pracodawcy, w tym systemów dodatków i premii, a jego przeprowadzenie nie jest możliwe z dnia na dzień. Dlatego pracodawcy, szczególnie ci najwięksi, powinni już teraz zająć się ewaluacją swoich systemów wynagrodzeń pod kątem spełniania wymagań przewidzianych w dyrektywie.

Dokładność to podstawa

Zgodnie z art. 9 ust. 10 zd. 1 dyrektywy ws. przejrzystości wynagrodzeń, pracownicy, przedstawiciele pracowników, inspektoraty pracy oraz organy ds. równości mają prawo zwrócić się do pracodawcy o dodatkowe wyjaśnienia i szczegóły dotyczące wszelkich przekazywanych danych, w tym o wyjaśnienia dotyczące wszelkich różnic w wynagrodzeniach ze względu na płeć. Z założenia, wszelkie niedokładności, błędy w obliczeniach (świadome i nieświadome) czy niejasne dane nie ukryją się przed uprawnionymi do ich weryfikacji podmiotami.

W przypadku wykrycia, że różnica w średnim poziomie wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej wynosi co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników, różnica nie jest uzasadniona obiektywnymi i neutralnymi pod względem płci kryteriami, a pracodawca takiej różnicy nie zaradzi w ciągu sześciu miesięcy od dnia złożenia sprawozdania, pracodawca będzie musiał przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń.

Wspólna ocena wynagrodzeń

Wspólna ocena wynagrodzeń polega na szczegółowym wyjaśnieniu i zidentyfikowaniu różnic w wynagrodzeniach pracowników płci żeńskiej i męskiej we współpracy z przedstawicielami pracowników oraz zaradzeniu tym różnicom i zapobieganiu im.

Pracodawca po przeprowadzeniu takiej oceny, składającej się z kolejnych siedmiu elementów (art. 10 ust. 2 lit a)-g) dyrektywy ws. przejrzystości wynagrodzeń), udostępnia ją pracownikom, przedstawicielom pracowników, organowi monitorującemu, oraz, na wniosek, inspektoratowi pracy oraz organowi ds. równości.

Kary, o których szerzej w dalszej części wpisu, związane z niezastosowaniem lub nieodpowiednim zastosowaniem się przez pracodawcę do wymogów stawianych przez dyrektywę ws. przejrzystości wynagrodzeń nie będą, jak wynika z powyższego, jedynym czynnikiem motywującym pracodawcę do wprowadzenia wymaganych zmian. Pracodawca będzie mógł być z łatwością rozliczony ze spełnienia poszczególnych działań zaradczych przez pozostałe podmioty zaangażowane we wspólną ocenę wynagrodzeń, które będą „patrzyły mu na ręce”.

Obowiązki informacyjne

Jednym z kluczowych uprawnień przyznanych pracownikom będzie możliwość wystąpienia o informacje dotyczące indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca.

Zdaje się, że w praktyce korzystanie z tego uprawnienia przez pracowników będzie skutkowało większą śmiałością w podejmowaniu rozmów z przełożonymi dotyczących podwyżek. Pracownik, który ma świadomość swojego nakładu pracy i zaangażowania, będzie porównywał swoją sytuację do średniej zarobków pracowników na analogicznych stanowiskach. W związku z tym, będzie również na bieżąco oceniał swoją przydatność zawodową. To zaś, w zależności od podejścia pracodawcy, może skutkować zwiększoną rotacją pracowników albo większą skłonnością do zwiększania wynagrodzeń i wprowadzania u pracodawcy jaśniejszych kryteriów oceny pracowników.

Pracodawca, żeby nie narażać się na zarzut dyskryminacji w zatrudnieniu (naruszenia zasady równego wynagradzania w zatrudnieniu) będzie musiał przyjąć i korzystać z przejrzystych struktur i map wynagrodzeń. Z czasem, konsekwencją ustalania na ich podstawie wynagrodzenia pracowników będzie, moim zdaniem, stopniowe odejście lub ograniczenie stosowania premii uznaniowych na rzecz premii regulaminowych.

Obowiązki pracodawcy przed zatrudnieniem

Warta uwadze jest również zmiana obowiązków pracodawców na etapie rekrutacji. Osoby starające się o zatrudnienie będą miały prawo do otrzymania od przyszłego pracodawcy informacji na temat początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału przewidzianego w odniesieniu do danego stanowiska oraz, w stosownych przypadkach, odpowiednich przepisów układu zbiorowego stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do danego stanowiska. Wynagrodzenie początkowe lub jego przedział mają być oparte na obiektywnych pod względem płci kryteriach.

Wskazuje się, że pracodawca będzie mógł przekazać powyższe informacje na przykład w opublikowanym ogłoszeniu o wakacie, przed rozmową kwalifikacyjną lub w inny sposób. Celem tej regulacji jest zapewnienie świadomych i przejrzystych negocjacji dotyczących wynagrodzenia. W połączeniu z nałożonym na przyszłego pracodawcę zakazem zadawania osobom starającym się o zatrudnienie pytań o ich obecne czy poprzednie wynagrodzenie, możemy spodziewać się znaczących zmian w sposobie prowadzenia procesów rekrutacyjnych.

Pracodawca będzie musiał zapewnić również, aby ogłoszenia o wakatach oraz nazwy stanowisk pracy były neutralne pod względem płci oraz aby proces rekrutacji przebiegał w sposób niedyskryminacyjny. W Kodeksie pracy uregulowany jest już zakaz dotyczący dyskryminacji na etapie nawiązania stosunku pracy (art. 18(3a) § 1 k.p.), lecz zakres jego stosowania wciąż budzi wątpliwości w praktyce orzeczniczej. Implementacja przepisów dyrektywy ws. przejrzystości wynagrodzeń do polskiego porządku prawnego byłaby dobrą okazją do doprecyzowania i uaktualnienia również tej ważnej kwestii.

Postępowania sądowe

Pracownicy z implementacji przepisów dyrektywy ws. przejrzystości wynagrodzeń skorzystają również na etapie postępowań sądowych. Pracownikom będzie przysługiwało pełne odszkodowanie i zadośćuczynienie – w tym odzyskanie zaległego wynagrodzenia, związanych z nim premii lub świadczeń rzeczowych, odszkodowanie za utracone szanse czy zadośćuczynienie za szkody niematerialne.

Polskiemu orzecznictwu znane jest już pojęcie pełnego odszkodowania z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu nie tylko za poniesioną szkodę majątkową, ale również niemajątkową (zob. np. wyrok SN z 27.10.2021 r., II PSKP 63/21, OSNP 2022, nr 9, poz. 85). Wydaje się jednak, że wskazanie katalogu, na podstawie którego sądy będą ustalać wysokość przyznawanych na drodze sądowej świadczeń spowoduje odejście od powszechnej obecnie praktyki ograniczania się przez sądy jedynie do poniesionej przez pracownika szkody majątkowej z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Ze względu na powyższe, z perspektywy prowadzenia tego typu sporów należy się również przygotować na większe wartości przedmiotu sporu.

Sądy mają być również wyposażone w możliwość zwolnienia pracownika od kosztów sądowych. Będą oceniały każdorazowo, czy powód, który przegrał, miał uzasadnione podstawy do dochodzenia roszczenia, a jeżeli tak, to czy właściwe jest, aby nie wymagać od powoda pokrycia kosztów sądowych. Takie rozwiązanie, z kolei, może prowadzić nie tylko do większej liczby postępowań w sprawach dotyczących dyskryminacji płacowej (poprzez potencjalnie zmniejszone ryzyko po stronie pracownika-powoda), ale również do większej skłonności do pozasądowego rozwiązywania sporów po stronie pracodawców.

W zakresie obowiązków pracodawcy w postępowaniu sądowym na mocy przepisów dyrektywy ws. przejrzystości wynagrodzeń, warto zwrócić uwagę na możliwość nakazania ujawnienia wszelkich dowodów mających znaczenie, które znajdują się w dyspozycji pozwanego. O ile taka instytucja procesowa jest już poniekąd przewidziana w art. 248 k.p.c., odnosi się ona jedynie do dokumentów. Pracodawcy muszą przygotować się na konieczność przedstawiania również innych dowodów, którymi w przypadku sprawy z zakresu dyskryminacji płacowej mogą być np. korespondencje mailowe.

Kary i sankcje dla pracodawców

Pierwszą karą dla pracodawców za naruszenie zasady równego wynagradzania kobiet i mężczyzn będą grzywny. Można się spodziewać, że organem, który otrzyma możliwość ich wymierzania będzie Państwowa Inspekcja Pracy, a ich wysokość będzie mogła być uzależniona od rocznego obrotu brutto pracodawcy lub całkowitych kosztów wynagrodzeń.

Równie dotkliwą sankcją za naruszenia obowiązków wynikających z dyrektywy ws. przejrzystości wynagrodzeń będzie możliwość wykluczenia z uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wyłączenie takie ma być stosowane przez instytucje zamawiające albo nawet przez państwo członkowskie poprzez odgórne zobowiązanie do takiego wykluczenia. Do rozważenia przez państwa członkowskie ma być również wprowadzenie mechanizmu kar i warunków rozwiązania umów w przypadku ujawnienia naruszeń podczas realizacji zamówień publicznych i koncesji.

Jako swoistego rodzaju działanie naprawcze nakładane przez sąd na pracodawcę, można wskazać nakazanie zaprzestania naruszenia lub podjęcie środków służących zapewnieniu, aby stosowana była zasada równości wynagrodzeń. Dyrektywa ws. przejrzystości wynagrodzeń przewiduje możliwość nałożenia powtarzalnej kary pieniężnej w przypadku niezastosowania się do powyższych nakazów.

[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 132, str. 21).

Jan Kozakoszczak
Paralegal

jan.kozakoszczak@dzp.pl