Czy szef może czytać moją korespondencję?

Wyraźnej odpowiedzi na to pytanie próżno szukać w przepisach obowiązującego prawa. Kodeks pracy milczy na ten temat. W sprawie tej nie wypowiadał się również Sąd Najwyższy.

Wśród komentatorów pojawiają się opinie, że należy właściwie wyważyć proporcje pomiędzy prawem pracownika do prywatności, a prawem pracodawcy do bieżącego weryfikowania sposobu wykonywania obowiązków przez pracownika. Początkowo pojawiały się opinie, że stosując monitoring korespondencji, czy rozmów pracowników należy być bardzo ostrożnym, bo może to naruszać dobra osobiste pracowników, czy nawet stanowić złamanie tajemnicy korespondencji.

Obecnie nie budzi jednak wątpliwości, że pracodawca ma prawo monitorować służbowe kanały komunikacji pracowników, w tym rozmowy telefoniczne, czy pocztę elektroniczną. Co więcej, nie wymaga to uzyskania zgody pracownika. Przecież odpowiadając na pytania klientów czy partnerów biznesowych pracownik czyni to w imieniu firmy, a pracodawca ma prawo dbać o właściwą jakość świadczonych w jego imieniu usług. Prawa pracodawcy do weryfikowania korespondencji służbowej pracowników nie kwestionuje również Główny Inspektor Danych Osobowych. Warto jednak poinformować pracowników o możliwości stosowania monitoringu w treści regulaminu pracy, określając jego zakres i cel. Warto również wyraźnie określić, czy pracownicy mogą korzystać ze służbowego sprzętu i oprogramowania w celach prywatnych.

Ostatnio w sprawie monitorowania korespondencji pracowników wypowiedział się Europejski Trybunał Praw Człowieka. W wyroku z 12 stycznia 2016 r. w sprawie dotyczącej obywatela Rumunii (nr sprawy 61496/08; Bărbulescu przeciwko Rumunii) sąd ten potwierdził, że pracodawca ma prawo monitorować korespondencję pracowników. Uznał, że pracodawca może weryfikować, czy w godzinach pracy pracownicy wykonują swoje obowiązki służbowe.

Co ciekawe, sprawa dotyczyła korespondencji prywatnej pracownika prowadzonej w godzinach pracy za pośrednictwem służbowego konta pracownika założonego na komunikatorze Yahoo Messenger. Pracodawca surowo zakazywał pracownikom korzystania ze sprzętu pracodawcy (w tym komputerów, kopiarek, telefonów, faxów) w celach prywatnych. Pracownik, zatrudniony jako inżynier ds. sprzedaży twierdził natomiast, że korzystał z konta na komunikatorze wyłączenie w celach służbowych – komunikacji z klientami pracodawcy. Po przeprowadzeniu monitoringu korespondencji pracownika trwającego zaledwie kilka dni pracodawca odkrył, że choć konto na komunikatorze miało mieć wyłącznie służbowy charakter pracownik korzysta z niego również do korespondencji w celach prywatnych, komunikując się przy jego pomocy z narzeczoną i rodziną. Po przeprowadzeniu monitoringu pracodawca poinformował o tym pracownika wskazując, że monitoring wykazał korzystanie z komunikatora w celach prywatnych. Pracownik temu zaprzeczył. Pracodawca zwolnił więc pracownika z pracy za naruszenie postanowienia regulaminu zakazującego korzystania z urządzeń pracodawcy w celach prywatnych. Pracownik odwołał się od tej decyzji do sądu twierdząc, że pracodawca naruszył gwarantowane mu konstytucyjnie prawo do prywatności.

Sąd w Rumunii (zarówno I jak i II instancji) nie przychylił się do stanowiska pracownika, uznając, że pracodawca był uprawniony do monitorowania sposobu korzystania przez pracownika ze służbowego sprzętu i mieściło się to w szeroko rozumianym uprawnieniu pracodawcy do weryfikowania sposobu wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników. Co więcej, zachowanie pracodawcy było uprawnione a monitoring korespondencji miał jedynie na celu ustalenie, czy pracownik nie dopuścił się przewinienia dyscyplinarnego. Nie została też naruszona proporcja pomiędzy prawem pracownika do prywatności a prawem pracodawcy do nadzorowania funkcjonowania jego firmy.

Europejski Trybunał Praw Człowieka nie dopatrzył się w tej sprawie naruszenia postanowień Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności. Podkreślił, że pracodawca ocenił sposób korzystania przez pracownika z służbowego komunikatora zakładając, że pracownik korzystał z niego wyłącznie do celów służbowych, o czym zapewniał go sam pracownik.