Transgraniczna praca zdalna łatwiejsza…. Ale tylko dla niektórych

Podstawą ustalania, który system ubezpieczenia społecznego stosuje się do pracownika w ramach UE są przepisy Rozporządzenia nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z Rozporządzeniem, pracownik może podlegać wyłącznie pod jeden system ubezpieczeń społecznych, a to, który system jest właściwy, ustala się na podstawie miejsca, w którym pracownik wykonuje pracę.

Wyjątki od tych zasad dotyczące pracy na terytorium kilku państw UE nie odnoszą się natomiast wprost do pracy zdalnej jako takiej. I właśnie ta luka stanowiła do tej pory główną bolączkę pracodawców i pracowników, którzy częstokroć mierzyli się z trudnościami w uzyskaniu zaświadczenia A1, tj. dokumentu potwierdzającego podleganie pod dany system ubezpieczeń społecznych (wydanie zaświadczenia w dużej mierze zależało od interpretacji przepisów przyjętej przez instytucję ubezpieczeniową danego kraju).

Dostrzegając ułomności Rozporządzenia w kontekście coraz powszechniejszej transgranicznej pracy zdalnej, instytucje ubezpieczenia społecznego niektórych państw członkowskich UE i EOG zdecydowały się na podpisanie porozumienia ramowego w sprawach transgranicznej pracy zdalnej. Porozumienie weszło w życie 1 lipca 2023 r. i obowiązuje przez 5 lat (po tym czasie, ulega automatycznemu przedłużeniu na kolejne 5 lat).

Na chwilę obecną, do porozumienia, oprócz Polski, przystąpiły również: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Niemcy, Lichtenstein, Luxemburg, Malta, Norwegia, Portugalia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Holandia, Słowacja, a od 1 września 2023  r. – również Słowenia. Oczywiście lista ta może się poszerzyć w przyszłości (przy czym już teraz Wielka Brytania wyraźnie zastrzegła, że nie przystąpi do porozumienia).

Kogo dotyczy i co zmienia porozumienie ramowe?

Wbrew błędnie powielanej w mediach opinii, porozumienie ramowe nie ma jednak zastosowania do wszystkich pracowników pracujących zdalnie z zagranicy. Porozumienie można stosować jedynie do tych pracowników, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

• są zatrudnieni u pracodawcy / pracodawców mających siedzibę w państwie, które podpisało porozumienie ramowe,

• zwyczajowo pracują w państwie, w którym znajduje się siedziba ich pracodawcy i zwyczajowo wykonują transgraniczną pracę zdalną w państwie zamieszkania,

• państwo zamieszkania pracownika podpisało porozumienie ramowe,

• transgraniczna praca zdalna w państwie zamieszkania pracownika stanowi więcej niż 25%, ale jednocześnie mniej niż 50% całkowitego czasu pracy takiego pracownika.

Co to oznacza w praktyce? Przy spełnieniu wszystkich powyższych warunków, pracownik chcący pracować zdalnie z innego państwa na rzecz polskiego pracodawcy może, na podstawie porozumienia ramowego, wykonywać taką pracę zdalną w większym wymiarze niż przewidują to przepisy ogólne (i nadal być ubezpieczonym w polskim ZUS). Porozumienie uelastyczniło więc dopuszczalny wymiar pracy zdalnej wykonywanej w kraju zamieszkania pracownika z 25% do 49,9%. Jeśli 50% próg pracy zdalnej w miejscu zamieszkania za granicą zostanie osiągnięty lub przekroczony, pracownik będzie podlegał systemowi ubezpieczeniowemu w kraju zamieszkania.

Jak ustalić „całkowity czas pracy”?

Porozumienie ramowe nie rozstrzyga jednak jaki okres należy brać pod uwagę ustalając, czy pracownik w istocie pracuje „mniej niż 50% całkowitego czasu pracy” w państwie swojego zamieszkania. I tu zaczynają się, przysłowiowe, schody. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem ZUS, weryfikacja wymiaru pracy zdalnej w miejscu zamieszkania – w stosunku do pracy w państwie siedziby pracodawcy, dotyczy tygodnia pracy. ZUS sprawdza więc, czy w każdym tygodniu praca zdalna pracownika za granicą stanowi mniej niż 50% jego całkowitego czasu pracy.

Taka interpretacja wydaje się być zbyt daleko idąca i w istocie usztywniająca regulacje płynące z porozumienia ramowego. Z punktu widzenia celowościowego, bardziej odpowiednie byłoby przyjęcie jako punktu odniesienia czasu pracy pracownika rozumianego całościowo (tj. obejmującego cały okres, którego dotyczy wniosek, np. okres 1 roku), bez rozbijania go na tygodnie. Takie rozbicie znacznie ogranicza bowiem faktyczny zakres zastosowania porozumienia ramowego. W praktyce, będzie ono mogło być stosowane najczęściej do pracowników przygranicznych (dla których przemieszczanie się pomiędzy państwami jest stałym elementem pracy).

Jak zastosować porozumienie ramowe?

Nawet jednak spełnienie wszystkich wymaganych warunków nie oznacza, że porozumienie ramowe stosuje się automatycznie. Aby skorzystać z możliwości pozostania w systemie ubezpieczeń kraju siedziby pracodawcy, konieczne jest podjęcie dodatkowych działań, tj.:

• złożenie przez pracodawcę/pracownika wniosku do ZUS o zawarcie porozumienia wyjątkowego w trybie art. 16 ust. 1 Rozporządzenia (formularz US-36), a następnie

• po pozytywnym rozpatrzeniu ww. wniosku przez ZUS, pracodawca/pracownik powinni wystąpić do ZUS o wydanie zaświadczenia A1 (formularz US-34).

A co z workation?

Co istotne, pracownicy, których miejsce zamieszkania i siedziba pracodawcy/pracodawców znajdują się w tym samym kraju, a którzy tylko wyjątkowo pracują zdalnie z zagranicy, nie są objęci porozumieniem ramowym.

Porozumienia nie stosuje się więc do zyskującego na coraz większej popularności workation, tj. sytuacji, w której pracownik łączy korzystanie z urlopu wypoczynkowego z wcześniejszym/późniejszym wykonywaniem pracy zdalnej w miejscu wakacyjnym. W takim przypadku, workation nie jest bowiem częścią zwyczajowego schematu pracy pracownika (jest zdarzeniem raczej wyjątkowym), pracownik nie zmienia swojego miejsca zamieszkania, a przede wszystkim – w takim układzie pracownik nie powraca w każdym tygodniu do Polski.

Chcąc utrzymać w takich sytuacjach ubezpieczenie w polskim ZUS, strony powinny więc wystąpić o stosowanie polskiego ustawodawstwa na podstawie przepisów ogólnych, tj. art. 12, art. 13 lub art. 16 Rozporządzenia (w zależności od przypadku).

Warto przy tym pamiętać, że ZUS niedawno złagodził swoje dotychczasowe stanowisko odmawiające wydania w przypadku pracy zdalnej z zagranicy zaświadczenia A1 na podstawie art. 12 Rozporządzenia (dotyczącego pracownika oddelegowanego), powołując się na konieczność zawarcia w takiej sytuacji porozumienia wyjątkowego (a więc trybu skomplikowanego pod względem formalnym). Obecnie, w ślad za wytycznymi Komisji Europejskiej, ZUS dopuszcza możliwość uzyskania zaświadczenia A1 na podstawie art. 12 Rozporządzenia w przypadku, gdy praca zdalna w innym państwie członkowskim jest ograniczona w czasie i nie jest częścią zwyczajowego schematu pracy pracownika (co ważne, strony mogą skorzystać z ww. trybu nawet jeśli z inicjatywą pracy zdalnej z zagranicy wystąpił pracownik).