Nagła zmiana organizacji pracy

To, że pracodawca ma prawo reorganizować czas pracy pracowników, jest oczywiste. Kodeks pracy określa pewne obowiązki firmy w tym względzie. Wszystko zależy od tego, czy zmienia się tylko godziny, harmonogram pracy (tzw. rozkład czasu pracy), czy też cały system pracy, w którym pracownicy pracują.

Jeśli chodzi o rozkład czasu pracy, to generalnie trzeba poinformować pracownika o jego indywidualnym rozkładzie co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem przez niego pracy w tym trybie. Termin te nie ma jednak zastosowania do zmiany rozkładu czasu pracy. Tak więc pracodawca może zmienić „z dnia na dzień” rozkład pracy czy to indywidualnego pracownika, czy to całych grup pracowników. Powinno to być oczywiście obiektywnie uzasadnione, gdyż inaczej firma naraża się na zarzut obchodzenia przepisu o informacji z 1-tygodniowym wyprzedzeniem. Do takich obiektywnych przypadków zaliczyć można absencję danego pracownika, zmniejszenie dostaw energii do zakładu pracy oraz inne, niezależne od pracodawcy zdarzenia. Te powody zmian organizacji czasu pracy zawsze lepiej podawać pracownikom do wiadomości. Warto również procedurę nagłej zmiany rozkładu czasu pracy przewidzieć w regulaminie pracy, określając przyczyny jej wdrożenia i tryb powiadamiania o niej pracowników.

Pracodawca może więc natychmiastowo zmienić rozkład czasu pracy pracowników. Taka możliwość dotyczy jednak zmiany rozkładu czasu pracy w ramach danego systemu czasu pracy. Powstaje pytanie, czy równie łatwo można zmienić pracownikom system czasu pracy i przykładowo zmienić pracownikowi obowiązujący go system dwuzmianowy na system trzyzmianowy, przewidujący tzw. zmianę nocną, której „stary” system nie przewidywał?

O poziomie elastyczności wprowadzania przez pracodawcę zmiany systemu czasu pracy decyduje przede wszystkim treść regulaminu pracy obowiązującego u danego pracodawcy. Regulamin pracy może przewidywać obowiązywanie różnych systemów czasu pracy w zakładzie pracy. Wówczas objęcie pracowników przewidzianym w regulaminie pracy systemem nie wymaga procedury zmiany regulaminu pracy. Jako że zmiana systemu wiąże się z wprowadzeniem dla pracowników nowego rozkładu czasu pracy, pracodawca powinien zachować tygodniowy termin na udzielenie pracownikom informacji o jego wprowadzeniu. Terminu tego nie można skracać. Oznacza to, że wprowadzenie „z dnia na dzień” zmiany systemu czasu pracy stanowi naruszenie prawa pracy i teoretycznie może skutkować karą grzywny. Pracodawca może jednak zminimalizować ryzyka związane z takim naruszeniem.

Przede wszystkim nagła zmiana systemu czasy pracy powinna być podana pracownikom do wiadomości wraz z nowym rozkładem czasu pracy. Informacja powinna zawierać uzasadnienie zmiany. Pracodawca powinien zatem opisać zaistniałą szczególną sytuację, w której znalazł się zakład pracy czy też ryzyko wystąpienia niepowetowanej szkody. Ponadto pracodawca musi zadbać o uprawnienia pracowników, szczególnie w zakresie:

• prawa do dobowego i tygodniowego odpoczynku,
• norm czasu pracy,
• prawa do dni wolnych od pracy i dni ustawowo wolnych od pracy,
• prawidłowego rozliczenia okresu rozliczeniowego,
• ochrony pracowników pracujących w nocy i ochrony szczególnej.

Co istotne, pracodawca w omawianej sytuacji nie można przymusić pracowników do pracy w nowym systemie czasu pracy. Decyzja pracodawcy o zmianie systemu czasu pracy wiąże pracowników dopiero po upływie tygodnia od dnia ogłoszenia oraz po przeprowadzeniu konsultacji przedstawicielami pracowników lub ze związkami zawodowymi, jeżeli takie u pracodawcy działają. Pracodawca nie może ukarać pracownika, który nie stawił się w pracy zgodnie ze „starym” rozkładem czasu pracy. Tym bardziej na takiej podstawie nie może pracownika zwolnić.

Podsumowując, pracodawca ma prawną możliwość nagłej reorganizacji czasu pracy swoich pracowników. Zmiana rozkładu czasu pracy nie powinna w praktyce przysparzać większych trudności. Zmiana systemu czasu pracy wymaga od pracodawcy większego zaangażowania i zadbania o dobrą komunikację z pracownikami. Zawarcie odpowiednich zapisów w regulaminie pracy może ułatwić pracodawcy takich zmian. Należy jednak pamiętać, że procedura nagłej zmiany organizacji czasu pracy nie może być przez pracodawcę nadużywana. W każdym przypadku taka nagła zmiana powinna być uzasadniona obiektywnymi okolicznościami.