Niełatwo o zwolnienie ze składek wartości posiłków dla pracowników

Pracodawcy mają możliwość wyłączenia z podstawy wymiaru składek wartości finansowanych pracownikom posiłków oraz bonów i kart przedpłaconych. Mimo, to w praktyce skorzystanie z takiego zwolnienia nie jest łatwe, a pracownicy, którym przyznano bony czy karty żywieniowe mogą być obciążeni nie tylko podatkiem, ale także składkami ZUS.

W wyniku nowelizacji tzw. rozporządzenia składkowego z podstawy wymiaru składek wyłączono wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu oraz wartość bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do kwoty 450 zł miesięcznie (§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia). Zmienił się więc limit zwolnienia (wcześniej wynosił 300 zł), a także możliwa forma dofinansowania (wcześniej dopłaty w postaci bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych nie wynikały z przepisu, a jedynie ze stanowiska ZUS).

Jednak, mimo że nowe przepisy obowiązują już ponad rok ZUS podchodzi do nich bardzo ściśle, a interpretacje tego organu nakładają na pracodawców istotne ograniczenia i obowiązki, które mogą utrudnić korzystanie z nowych przepisów.

Zdaniem ZUS, przez posiłki podlegające wyłączeniu należy rozumieć jedynie gotowe posiłki lub przetworzone produkty nadające się do bezpośredniego spożycia, nabywane w placówkach gastronomicznych (restauracjach, barach, stołówkach) lub handlowych. Wyłączenie nie obejmuje wartości bonów, kuponów czy kart umożliwiających zakup innych towarów, takich jak produkty nieprzetworzone, przemysłowe czy chemiczne. Środki na zakup produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie także nie podlegają zwolnieniu z oskładkowania.

Zyskujące na popularności automaty vendingowe także nie spełniają warunków wyłączenia. Według ZUS automatów nie można uznać za placówki gastronomiczne lub handlowe.

Wyzwaniem mogą być też sytuacje, gdy cena posiłku obejmuje także opakowanie czy dostawę. Organ rentowy stoi na stanowisku, że takie koszty nie są integralną częścią posiłku, przez co nie podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek.

Największą wagę ZUS przykłada jednak do dowodów. Udokumentowanie właściwego wykorzystania przez pracowników udostępnionych im środków jest kluczowym wymogiem skorzystania z wyłączenia. ZUS uznaje, że zobowiązanie pracowników do prawidłowego wykorzystania kart przedpłaconych na podstawie regulaminu nie jest wystarczające. Dodatkowo, samo techniczne zabezpieczenie kart, które ogranicza ich użycie jedynie do określonych placówek gastronomicznych, również nie spełnia wymagań. Pracodawca musi być w stanie udowodnić, że środki z kart zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Nawet w sytuacjach, gdy karty pozwalają na weryfikację historii transakcji, ZUS wymaga dodatkowych dowodów, takich jak paragony, aby potwierdzić, co dokładnie zostało zakupione. Brak takich dowodów skutkuje brakiem możliwości wyłączenia świadczeń z podstawy wymiaru składek.

Więcej szczegółów znajdą Państwo na łamach Rzeczpospolitej [LINK DO ARTYKUŁU]. Opisuję tam wyzwania, z którymi muszą zmierzyć się pracodawcy i pracownicy chcący skorzystać ze zwolnienia, w świetle interpretacji ZUS.

Zuzanna Gaczyńska
Associate

zuzanna.gaczynska@dzp.pl