Rotacja pracowników – co oznacza i jak ją analizować?

Nadejście Nowego Roku jest dla wielu osób czasem refleksji oraz postanowień, nierzadko związanych z planami zmiany zatrudnienia. Pracodawcy nastawieni są natomiast na osiągnięcie jak najlepszych wyników prowadzonego przedsiębiorstwa za pomocą swoich pracowników oraz zminimalizowanie kosztów, które możliwe są do uniknięcia – jak choćby te związane z odchodzącymi pracownikami.

Naturalnym zjawiskiem w przedsiębiorstwie jest rotacja pracowników. Mamy tu na myśli wymianę pracowników w przedsiębiorstwie spowodowaną odejściami lub zwolnieniami części pracowników oraz ich zastępowanie nowymi osobami. Rotacją będziemy również określać czasowe lub stałe przeniesienie pracowników wewnątrz firmy na inne stanowisko pracy lub oddelegowanie do wykonywania innych zadań niż zwyczajowo wykonywane przez danego pracownika.

Z perspektywy pracodawcy największe zainteresowanie budzi rotacja, która wiąże się z odpływem pracowników z firmy. W praktyce na cele analizy rotację dzieli się na dobrowolną – kiedy to pracownik decyduje o odejściu z firmy, lub wymuszoną – kiedy zwolnienie wynika z inicjatywy pracodawcy. Intencją pracodawcy jest niewątpliwie ograniczenie rotacji dobrowolnej w taki sposób, aby zatrzymać najlepiej wykwalifikowany i wartościowy personel w firmie.
Z perspektywy przydatności można także wyróżnić rotację pożądaną – taką, kiedy z przedsiębiorstwa odchodzą pracownicy osiągający najsłabsze wyniki oraz mogący stanowić obciążenie dla pracodawcy oraz odwrotnie – rotację niepożądaną.

• W jaki sposób analizuje się rotację w przedsiębiorstwie?

Pierwszym krokiem jest obliczenie wskaźnika rotacji, który jest stosunkiem sumy wszystkich osób odchodzących z przedsiębiorstwa w danym okresie do średniej liczby wszystkich pracujących w tym okresie w przedsiębiorstwie.

Co do zasady im niższy wskaźnik, tym lepsza sytuacja firmy, lecz o ile jest to jednocześnie połączone z dobrymi wynikami osiąganymi przez tą firmę na rynku. Wskaźnik ten powinien być analizowany z odniesieniem do specyfiki danej branży, w której działa przedsiębiorstwo. Choć niektóre odejścia mogą być oceniane jako korzystne z perspektywy przedsiębiorstwa, z reguły każde odejście oraz wdrożenie nowego pracownika (tzw. onboarding) na opuszczone stanowisko wiąże się z dodatkowymi kosztami.
W praktyce firmy posługują się wieloma dodatkowymi wskaźnikami jak odnoszące się wyłącznie np. do zwolnień (z inicjatywy pracodawcy), rezygnacji, skuteczności rekrutacji, odsetek powrotów do pracy. Tego rodzaju kompleksowe podejście umożliwia w bardziej precyzyjny sposób ocenić kondycję przedsiębiorstwa i poznać przyczyny rotacji.

• Co jest przyczyną rotacji?

Wysoka rotacja pracowników w danym okresie, o ile nie wynika z zaplanowanych zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie (np. zwolnień grupowych, niekiedy związanych z outsourcingiem części zadań wykonywanych w przedsiębiorstwie, połączenia spółek) może negatywnie świadczyć o sytuacji tego przedsiębiorstwa.
W takiej sytuacji pracodawca powinien szczególnie uważnie zbadać przyczyny odejść pracowników. Mogą być one różne, np. czasem jest to chęć większych zarobków być może połączona ze zmianą stanowiska. Pracownicy decydują się na taki krok najczęściej w sytuacji, gdy wewnętrzna struktura przedsiębiorstwa uniemożliwia lub znacznie utrudnia osiągnięcie awansu lub przejście na inne stanowisko czy dalszy rozwój zawodowy w tym samym przedsiębiorstwie. Zdarza się również, że pracownicy odchodzą do innych przedsiębiorstw na podobne stanowisko za zbliżonym wynagrodzeniem wyłącznie z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, np. z powodu nerwowej i napiętej atmosfery w pracy. Ostatnie może nawet świadczyć o występowaniu w firmie takich zjawisk jak np. mobbing. Nadzór nad atmosferą w poszczególnych komórkach przedsiębiorstwa oraz przeciwdziałanie takim zjawiskom jak mobbing i dyskryminacja należy oczywiście do podstawowych obowiązków pracodawcy. Niemniej jednak, należy mieć świadomość, że występowanie mobbingu w zakładzie pracy może wiązać się roszczeniami, które pracownicy lub byli pracownicy będą kierować przeciwko pracodawcy na drodze sądowej. Wśród skutków mobbingu (nawet jeszcze nie stwierdzonego orzeczeniem sądu) nie można wykluczyć także negatywnej ekspozycji w mediach – w szczególności w przypadku większych zakładów pracy.

• Jakie są konsekwencje nadmiernej rotacji?

Pierwszorzędną kwestią związaną z rotacją pracowników są dla pracodawcy koszty. Można w nie wliczyć takie koszty jak np. odprawy, koszty obsługi prawnej oraz konsultacji w związku ze zwolnieniem, a także np. koszty wynagrodzenia pracownika w okresie wypowiedzenia, jeżeli pracodawca postanowi w tym okresie zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy. Następnie, jeżeli dojdzie do kolejnej rekrutacji na opuszczone stanowisko, poza jej podstawowymi kosztami należy również zwrócić uwagę na fakt, że przeciętny pracownik potrzebuje co najmniej kilku miesięcy do osiągnięcia pełnej wydajności w pracy.

Wśród innych konsekwencji, których wymiar finansowy jest jednak trudniejszy do oszacowania, można wymienić np. odpływ wysoko wykwalifikowanych pracowników, którzy są niełatwi do zastąpienia, przestoje w procesach w firmie, obniżenie poziomu branżowego know-how, spadek produktywności, a także spadek zadowolenia klientów bądź ich utrata.

• Jak zabezpieczyć się przed nadmierną rotacją?

Jako przykład dobrej praktyki na zakończenie zatrudnienia z danym pracownikiem, gdy decyduje się on na odejście z własnej woli, można wskazać przeprowadzenie tzw. exit interview, czyli rozmowy w celu poznania przyczyn odejścia z pracy. Poznanie tych przyczyn przez pracodawcę może stanowić zachętę do wprowadzenia niezbędnych zmian w zakładzie pracy, które zatrzymają w firmie kolejnych pracowników rozważających odejście z podobnych powodów.

Pracodawcy mają świadomość, że kluczowymi kryteriami stanowiącymi o konkurencyjności danego przedsiębiorstwa względem innych są wynagrodzenie, możliwości dalszego rozwoju zawodowego, atmosfera w pracy oraz benefity. Wśród tych ostatnich należy zwrócić uwagę na upowszechnienie się w ostatnich latach pracy zdalnej, która dla niektórych grup pracowników (jak np. rodzice lub osoby, dla których codzienny dojazd do pracy wiąże się ze znacznymi uciążliwościami) stanowi niekiedy kryterium decydujące.
Po stronie zarządzającego, który pragnie zapewnić konkurencyjność swojego przedsiębiorstwa oraz utrzymać rotację pracowniczą na odpowiednim poziomie oznacza to konieczność m.in. stałego badania trendów na rynku pracy, monitorowania wynagrodzeń oferowanych na poszczególnych stanowiskach, sposobów zarządzania personelem oraz obserwowania, jakiego rodzaju benefity stanowią najbardziej atrakcyjny dodatek w oczach potencjalnych pracowników.

Karolina Leja
Prawnik, Associate

karolina.leja@dzp.pl