Apteka nie musi przechowywać faktur w formie papierowej

W dniu 22 lipca br. spółka prowadząca w Polsce sieć aptek (,,Spółka” lub ,,Wnioskodawca”) wystąpiła do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (,,KIS”) o interpretację indywidualną w związku z chęcią wprowadzenia w ramach swojej działalności zmian w systemie przechowywania faktur, które pozwolą na ograniczenie kosztów w zakresie ich archiwizacji. Wnioskodawca przedstawiając stan faktyczny odniósł się do dwóch sposobów obrotu fakturami VAT, które na dzień dzisiejszy są stosowane w jego aptekach.

Pierwszy z nich dotyczy faktur dokumentujących zakup towarów do apteki – każda apteka znajdująca się w sieci aptek, posiada system do ewidencji transakcji zakupu i sprzedaży aptek, tzn. KS-AOW. Wspomniany program jest zsynchronizowany z głównym systemem księgowym o nazwie KS-FKW z którego na co dzień korzysta Spółka. W tym systemie funkcjonują dwie formy faktur – papierowe, otrzymywane podczas dostaw towarów, oraz elektroniczny obraz faktury (EOF). Należy podkreślić, iż taki obraz nie stanowi skanu ani kopii faktury, lecz jest to plik elektroniczny generowany wraz z fakturą papierową przez system fakturujący. Co istotne zarówno faktura papierowa jak i faktura EOF zawierają identyczne dane, tym samym EOF zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury VAT.

Drugi z opisanych systemów dotyczy faktur dokumentujących zakupy inne niż zakupów towarów do aptek. W tym przypadku funkcjonuje faktura papierowa – wysyłana przez kontrahentów – oraz jej skan zapisywany w systemie Spółki.

W obydwu przypadkach Spółka chciałaby po zapisaniu faktur w formie elektronicznej/EOF ich papierowe wersje niszczyć i utylizować. W jej ocenie archiwizowanie i przechowywanie faktur zakupu wyłącznie w formie elektronicznej, jest zgodne z przepisami ustawy VAT. Jednocześnie Wnioskodawca zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur.

Zainteresowany, podkreślił ponadto, że obecnie tworzenie rejestru VAT oraz rozliczeń podatku nie posiada oparcia na fakturach papierowych, a właśnie wręcz przeciwnie są one dokonywane na podstawie EOF.

Dyrektor KIS podzielił stanowisko wnioskodawcy. W przypadku obu ww. systemów, w stosunku do wersji elektronicznych otrzymanych faktur papierowych, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność (pomimo innej szaty graficznej jak w przypadku EOF). Jednocześnie Dyrektor KIS uznał, że z obowiązujących przepisów nie wynika konieczność, aby wersja elektroniczna faktury była tożsama z wersją papierową. Warunek integralności treści samej faktury, nie dotyczy bowiem formatu faktury w postaci elektronicznej. Ponadto Dyrektor KIS, potwierdził, iż prawo odliczania podatku naliczonego nie jest związane z rodzajem faktury (papierowa/ elektroniczna), ani z formą w jakiej jest przechowywana. Kwestia przechowywania faktur przez płatnika VAT jest również istotna dla organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy o podatku od towaru i usług, które muszą mieć dostęp i wgląd do faktur w związku z prowadzeniem działalności przez podatnika, aby potwierdzić jego prawo do odliczania podatku. Jak wskazał Dyrektor KIS: ,,Z przedstawionego opisu wynika, że sposób w jaki Spółka – w podziale na okresy rozliczeniowe – będzie przechowywać otrzymane faktury papierowe, tj. zarówno w postaci zapisanych w systemie księgowym skanów tych faktur bądź w postaci EOF pobranych z systemu informatycznego dostawcy towarów, będzie zapewniał łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur (nawet pomimo innej szaty graficznej EOF), od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.”

Interpretacja nie tylko pozwala papierowym fakturom odejść w zapomnienie, ale przede wszystkim wpływa na obniżenie kosztów archiwizacji po stronie podatnika.

Zachęcamy do zapoznania się z pełną treścią interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej : https://sip.mf.gov.pl/faces/views/szczegoly/szczegoly-interpretacji-indywidualnej.xhtml?dokumentId=592819&poziomDostepu=PUB&indexAccordionPanel=-1#tresc