ShareOd kilku lat w polu szczególnego zainteresowania organów ścigania (Policja, Prokuratura, Żandarmeria, ABW, CBA) znajdują się firmy z branży farmaceutycznej i wyrobów medycznych. Coraz częściej Klienci zwracają się z pytaniami o rekomendowany sposób zachowania, ponieważ otrzymali wezwanie do dobrowolnego wydania określonych dokumentów. Poniżej przedstawiam kilka rad w tym zakresie.
Po pierwsze, należy upewnić się, że żądanie pochodzi rzeczywiście od wskazanego w jego treści organu. Najłatwiej przeprowadzić weryfikację dzwoniąc po prostu do właściwego urzędu. Po podaniu sygnatury pisma oraz nazwiska podpisanego funkcjonariusza, urząd potwierdzi lub zaprzeczy autorstwo pisma. To wbrew pozorom bardzo ważne, ponieważ w polskiej praktyce zdarzały się próby wyłudzenia ważnych informacji biznesowych w drodze przesyłania podrobionych pism urzędowych.
Po drugie, należy uważnie przeczytać treść pisma. Pozwoli to określić zakres żądania, który w niektórych przypadkach może być bardzo szeroki (patrz przykład obok). Co do zasady, firma nie jest zobowiązania przekazywać dokumentacji, która nie jest ściśle wskazana w żądaniu.
Po trzecie, należy ustalić z organem przeprowadzającym czynność, czy możliwe jest przekazanie kopii dokumentów, poświadczonych za zgodność z oryginałem. Jeżeli funkcjonariusze są zainteresowani dokumentami oryginalnymi, należy wykonać kopie – po wydaniu dokumentów tracimy nad nimi kontrolę, a nigdy nie wiemy, kiedy ich posiadanie okaże się konieczne (np. podczas kontroli podatkowej).
Po czwarte, jeżeli jakiekolwiek dokumenty zawierają tajemnicę służbową (np. plany kampanii reklamowych, dane sprzedażowe itp.), należy na to zwrócić uwagę i zażądać przekazania ich prokuratorowi lub sądowi w opieczętowanym opakowaniu.
Art. 225 § 1 Kodeksu postępowania karnego: Jeżeli […] osoba, u której dokonano zatrzymania rzeczy lub u której przeprowadza się przeszukanie, oświadczy, że wydane lub znalezione przy przeszukaniu pismo lub inny dokument zawiera wiadomości objęte tajemnicą państwową, służbową, zawodową lub inną chronioną ustawą albo ma charakter osobisty, organ przeprowadzający czynność przekazuje niezwłocznie pismo lub inny dokument bez jego odczytania prokuratorowi lub sądowi w opieczętowanym opakowaniu.
Po piąte, wszystkie przekazywane dokumenty powinny zostać precyzyjnie opisane w protokole zatrzymania rzeczy oraz pokwitowaniu. I tak na przykład, nieprawidłowe jest wpisanie do protokołu, że zatrzymany został „żółty segregator”. Przeciwnie, każdy dokument znajdujący się w takim segregatorze powinien zostać opisany przynajmniej co do nazwy i daty wystawienia. W niektórych przypadkach oznacza to konieczność wielogodzinnego „ślęczenia” przy protokole, ale jest to koniecznie, ponieważ działanie takie stanowi jedyną gwarancję tego, że do materiału dowodowego nie zostanie nic dodane ani też nic z niego nie „ubędzie” na późniejszych etapach postępowania.
