Zespół negocjacyjny

Wnioskodawcy będą mieli daleko idącą swobodę w zakresie ustalania, kto będzie ich reprezentować w toku postępowania refundacyjnego. Muszą jednak mieć na uwadze podstawowe zasady rządzące prawną instytucją przedstawicielstwa.

W trakcie szkolenia prowadzonego przez Ministra Zdrowia pojawiły się wątpliwości związane z istnieniem ograniczeń dotyczących ilości osób, uprawnionych do uczestniczenia w negocjacjach z Komisją Ekonomiczną.

Wnioskodawcy (w większości wypadków będą to osoby prawne) będą mogli działać w postępowaniu bezpośrednio albo poprzez wyznaczonych pełnomocników. Oznacza to, że wszelkie czynności związane ze sprawą będą mogły być wykonywane bądź przez osoby wskazane w KRS jako uprawnione do reprezentacji spółki, bądź przez osoby, którym udzielone zostanie pełnomocnictwo.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pełnomocnikiem w postępowaniu administracyjnym może być każda osoba fizyczna. Prawo nie przewiduje żadnych ograniczeń co do ilości ustanawianych pełnomocników. Każdy z pełnomocników będzie uprawniony do działania w imieniu wnioskodawcy, a skutki podejmowanych przez nich czynności dotykać będą bezpośrednio wnioskodawcy. Istotne jest przy tym to, aby każda osoba uczestnicząca w negocjacjach byłą prawidłowo umocowana – oznacza to, że każda z osób reprezentujących wnioskodawcę powinna dysponować dokumentem potwierdzającym przyznanie jej pełnomocnictwa.

Należy zastrzec, że w razie umocowania kilku osób, wnioskodawca powinien wskazać jednego pełnomocnika, do którego kierowana będzie korespondencja urzędowa. Powyższe jest tym istotniejsze, że postępowanie refundacyjne – w tym najprawdopodobniej również negocjacje– będą miały charakter pisemny, ograniczający się do wymiany dokumentów.

Pełnomocnicy będą uprawnieni do osobistego reprezentowania wnioskodawcy w siedzibie urzędu, prowadzenia rozmów z osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie postępowania oraz do uzyskania wglądu w akta sprawy. Z uwagi na skomplikowany charakter negocjacji, w ramach których potrzebna będzie wiedza z zakresu prawa, medycyny czy farmakoenokonomiki, celowe może się okazać udzielenie pełnomocnictwa specjalistom z różnych dziedzin.

Rekomendujemy, aby w treści pełnomocnictwa znalazło się zastrzeżenie, że nie stanowi ono umowy o ustanowieniu przedstawiciela MAH, powyższe (niewielkie) ryzyko wynika z względnego podobieństwa wymienionych instytucji.