Zakres dokumentów wymaganych od zagranicznego przedsiębiorcy – artykuł z cyklu „Praktyka refundacyjna”

Kolejną nowością pojawiającą się przy ocenie wniosków refundacyjnych jest zakres dokumentów wymaganych w przypadku udziału w postępowaniu refundacyjnym zagranicznych osób prawnych. W  dotychczasowej praktyce przedsiębiorca zagraniczny zobowiązany był do przedstawienia dokumentu potwierdzającego, że reprezentujące go osoby posiadają odpowiednie upoważnienie. Przepisy Ustawy o refundacji w tym zakresie wskazują na konieczność przedstawienia dokumentu będącego odpowiednikiem odpisu z polskiego Krajowego Rejestru Sądowego. Przy czym przepisy ten w żaden sposób nie precyzują jego elementów składowych.

Przykładowo w przypadku podmiotów zarejestrowanych w Wielkiej Brytanii, gdzie nie funkcjonują odpisy z KRS zawierające charakterystyczne dla polskiego porządku prawnego informacje, uznawanym do niedawna był tzw. raport z mianowań. Ten krótki 1 – 2 stronnicowy dokument wskazuje jedynie, iż dana osoba jest uprawniona do reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego. Nie zawiera natomiast odniesienia się do innych elementów związanych z taką reprezentacją np. rozstrzygnięcia czy dana osoba jest uprawniona do samodzielnego reprezentowania danego przedsiębiorcy, czy konieczne jest współdziałanie kilku osób.

Co ciekawe, do zeszłego miesiąca raporty te były uznawane za wystarczające do wykazania upoważnienia do działania w imieniu przedsiębiorcy zagranicznego. Sytuacja ta uległa zmianie na skutek złożenia przez jednego z wnioskodawców oprócz raportu z mianowań także protokołów pochodzących ze zgromadzenia wspólników/udziałowców, tzw. minutes określających w sposób szczegółowy zakres powołań na poszczególne stanowiska.

W związku z tym powstał problem – czy tak szczegółowe informacje powinny być wymagane. Tym bardziej, że w Ustawie o refundacji nie zostały określone szczegółowe wymagania dotyczące takiego dokumentu. Te ostatnie należy zatem interpretować z perspektywy celu takiego obowiązku, tj. konieczności wykazania, że dana osoba jest uprawniona do reprezentacji. Do czego jak się wydaje nie jest konieczne przesyłanie przedmiotowych protokołów.

W jaki sposób zatem spełnić ww. wymagania?

Wystarczającym, w tym zakresie wydaje się złożenie we wniosku refundacyjnym dokumentu sporządzonego w tak skróconej formie jak raport z mianowań oraz uzupełnienie go wyjaśnieniami dotyczącymi przepisów regulujących sposób reprezentacji danego wnioskodawcy. Jak się bowiem okazało, w prawodawstwie angielskim wszystkie osoby wskazane w takim raporcie są ustawowo uprawnione do jednoosobowej reprezentacji danego przedsiębiorcy. W tym przypadku wnioskodawca nie przedstawił zatem żadnych nowych dokumentów, a jedynie złożył wyjaśnienia wraz z przytoczeniem przepisów, które te kwestie regulują.