„Punkty krytyczne” przy formułowaniu pism

W toku działalności firmy z branży regulowanej (takiej jak branża farmaceutyczna, wyrobów medycznych lub żywnościowa) niejednokrotnie zachodzi konieczność sporządzania pism procesowych kierowanych do różnych instytucji publicznych. Przykładem takich pism mogą być wnioski refundacyjne, notyfikacje o wprowadzeniu do obrotu po raz pierwszy suplementów diety, wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy reklamowej przez Głównego Inspektora Farmaceutycznego itp. Podobne wymagania formalne wiążą się z korespondencją w ramach postępowania przetargowego. Dokumenty tego typu sporządzane są nie tylko przez prawników, ale również przez menedżerów lub lekarzy. Z tego względu warto zwrócić uwagę na najważniejsze, „krytyczne” punkty formułowania wszelkiego rodzaju pism o znaczeniu prawnym.

Termin: rzecz najważniejsza
W niektórych sytuacjach, złożenie pisma musi nastąpić w określonym przepisami terminie (dotyczy to np. wniosków refundacyjnych, ale także odwołań od decyzji organów administracji). Przy pracy nad takim dokumentem konieczne jest bardzo precyzyjne określenie od którego momentu termin biegnie i kiedy się kończy. Warto pamiętać, że termin obliczany w dniach (np. 30 dni) może zakończyć swój bieg w innym terminie niż termin obliczany w miesiącach (np. 1 miesiąc). Wynika to z faktu, że termin określony w dniach liczy się najczęściej pomijając dzień, w którym występuje zdarzenie rozpoczynające bieg terminu, a następnie pojedynczo przelicza się każdy następny dzień (i tak jeżeli termin wynosi 30 dni, a zdarzenie występuje 14 lutego 2010 r., to ostatnim termin zakończy bieg z końcem 16 marca 2010 r.). Termin określony w miesiącach biegnie na innej zasadzie – upływa w dacie odpowiadającej dacie początkowemu dniowi terminu (np. jeżeli termin wynosi 1 miesiąc i zaczyna biec 14 lutego 2010 r., to ostatnim dniem terminu będzie 14 marca 2010 r.).

W relacjach z organami administracji i sądami termin uważa się za dochowany, jeżeli przesyłka zostanie nadana u polskiego operatora pocztowego najpóźniej w ostatnim dniu terminu. Uwaga, zasada ta nie dotyczy postępowań w trybie Prawa zamówień publicznych – wówczas przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, czy też Kodeksu postępowania cywilnego nie mają zastosowania. Każdorazowo należy zatem dostosować się do wymagań przewidzianych w danym postępowaniu i pamiętać, że termin jest zachowany, jeżeli pismo zostanie fizycznie doręczone do konkretnej instytucji najpóźniej w ostatnim dniu terminu (co z perspektywy praktycznej oznacza również konieczność doręczenia w godzinach pracy adresata).

Do kogo adresujemy?
Błędne zaadresowanie pisma może w najlepszym przypadku przedłużyć postępowanie (jeżeli pismo adresujemy nie do tego organu administracji co trzeba, omyłkowy adresat samodzielnie przekaże pismo, a termin będzie zachowany), a w najgorszym – spowodować przegranie sprawy (procedura sądowa nie jest tak wyrozumiała: przesłanie pisma do złego sądu lub przez pomyłkę do innego organu nie jest uznawane za prawidłowe). Proszę zawsze zwracać uwagę czy nie występuje pośrednictwo organu niższej instancji (tak jak przy odwołaniu, skardze do sądu itp.). Błędy w doręczeniach mogą również wystąpić, jeżeli autor pisma „automatycznie” przepisze nieaktualny adres adresata z poprzednich, nieaktualnych tym zakresie pism procesowych.

Sygnatura!
W postępowaniu administracyjnym i sądowym konieczne jest podanie sygnatury sprawy lub rozstrzygnięcia, które jest przedmiotem danego pisma. Brak sygnatury uniemożliwi przypisanie pisma do konkretnej sprawy/referatu, co może doprowadzić do skutków jw.

Opłaty
W niektórych przypadkach przepisy wymagają, aby od pisma/wniosku/skargi odprowadzić opłatę. W takiej sytuacji należy ustalić przede wszystkim:

• jaki rodzaj opłaty przewidują przepisy (stała opłata, stosunkowa),
• jaka jest wysokość opłaty?
• czy opłata powinna być zaokrąglona? W górę, czy w dół?
• jaka jest dopuszczalna forma płatności (przelew, znaki opłaty skarbowej lub sądowej, wpłata gotówkowa)
• kto powinien być adresatem przelewu (np. przy pełnomocnictwach jest to organ samorządowy, nawet jeżeli pełnomocnictwo jest składane w sprawie prowadzonej przez sąd)
• w jaki sposób opisać opłatę w tytule przelewu – jakie dane należy podać?

Załączniki, pieczątki i podpisy
Wbrew szeroko rozpowszechnionej praktyce rynkowej, lista załączników powinna znajdować się w piśmie nad podpisem, nie zaś pod podpisem. Wynika to z faktu, że zamieszczenie listy załączników pod podpisem jest w niektórych sytuacjach kwestionowane jako nieskuteczne (takie przypadki naprawdę się zdarzają). Dobrym zwyczajem jest podpisywanie każdego z załączników, chociaż jest to wymagane przede wszystkim w postępowaniu zamówieniowym.
Dokument powinny podpisywać osoby upoważnione do reprezentacji firmy wg aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub ustanowiony w tym celu pełnomocnik. Podpisy powinny być czytelne – jeżeli podpis danej osoby jest nieczytelny, powinna ona przy podpisie wyraźnie wskazać swoje imię i nazwisko (w praktyce bardzo rzadko, ale jednak występują przypadki kwestionowania pism podpisanych nieczytelnie). Dobrym zwyczajem jest podpisywanie się niebieskim atramentem, ponieważ wyklucza to omyłkowe wysłanie kserokopii dokumentu zamiast oryginału.
Warto zwrócić uwagę, ile odpisów jest wymaganych. Jeżeli w danym postępowaniu występują inni uczestnicy lub stroni, należy przygotować odpisy również dla nich. Wysłany dokument powinien zostać właściwie zarchiwizowany, wraz z dowodami nadania i doręczenia (ZPO).