Jak opisać towar lub usługę na paragonie?

Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w piśmie Ministerstwa Finansów do Dyrektorów Izb Skarbowych oraz Dyrektorów UKS z dnia 9 sierpnia 2013 r. w sprawie umieszczania treści paragonu fiskalnego nazwy towaru lub usługi pozwalających na jednoznaczną ich identyfikację (nr PT7/8183/145/527/MHL/13/RD82437).

Sporządzenie powyższego pisma przez MF jest wynikiem pojawiających się wątpliwości interpretacyjnych związanych ze stopniem szczegółowości nazw towarów i usług umieszczanych na paragonach. Zgodnie z właściwym rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących, które zawiera bardziej precyzyjne i szczegółowe przepisy niż poprzednie rozporządzenie, paragon fiskalny winien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich jednoznaczną identyfikację. Wprowadzenie wymogu „jednoznacznej identyfikacji” jest zdaniem Ministerstwa próbą unikania sytuacji, w której podatnicy używaliby zbyt ogólnych nazw, co naruszałoby charakter kontrolny, ochronny i informacyjny paragonu.

Pozostaje jednak pytanie: Jak bardzo szczegółowo powinniśmy opisywać towar lub usługę, aby treść paragonu była zadowalająca dla organów skarbowych?

Na tak postawione pytanie można odpowiedzieć krótko: Najistotniejsza jest stawka VAT na towary, które oferujemy oraz unikanie zbyt szerokich pojęć. Resort finansów uznaje bowiem, że podatnik powinien użyć oznaczenia nazw towarów i usług do oferowanego asortymentu tak, aby możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatku i aby użyta nazwa była zgodna z będącym przedmiotem obrotu towarem i usługą, przy czym wymóg „jednoznaczności” wyłącza możliwość stosowania nazw grup towarów. Przykładem jednoznacznej nazwy towaru jest zdaniem MF np. pomidory, jabłka (zamiast warzywa/owoce) czy piwo, wino, wódka (zamiast napoje alkoholowe).

Jako wynika z powyższego, sposób jednoznacznego identyfikowania towaru lub usługi jest ściśle związany z asortymentem oferowanym przez podatnika, przez co podatnik, który posiada w swoim asortymencie kilka odmian np. pomidorów, może zaprogramować w kasie rejestrującej nazwę „pomidor” dla wszystkich rodzajów pomidorów. Należy jednak pamiętać, że jeżeli jedna z oferowanych odmian przykładowego pomidora opodatkowana jest stawką inną niż inna odmiana pomidora, to wówczas podatnik nie może stosować tej nazwy dla obu odmian (np. pomidor suszony opodatkowany jest stawką 8% VAT, podczas gdy pomidor na gałązce opodatkowany jest stawką 5% VAT).

Przy ustalaniu nazwy usługi (ale też szeregu czynności składających się na dostawę towarów), która ma pojawiać się na paragonie, Ministerstwo wskazuje, że podatnicy mogą wykorzystywać nazewnictwo stosowane przez siebie przy tworzeniu cennika. Przykładowo, w przypadku podatnika prowadzącego kwiaciarnię stosowane nazwy będą zależały od samej oferty podatnika (oferta może ograniczać się do sprzedaży bukietów lub pojedynczych kwiatów, a może obejmować także dekoracje sal balowych, samochodów itp.).

W piśmie Ministerstwa przeczytamy także, podatnicy mogą bardziej uszczegóławiać nazwy towarów lub usług przy programowaniu kasy rejestrującej, jednakże zachowanie to ma charakter fakultatywny.